Der Landschaftsgärtner will keine Zeit mit technischem Unsinn verschwenden.
Mit der FacilityApps-App war ein Bericht oder eine Umfrage zu einem grünen Projekt bereits vor Ort ein Kinderspiel. Durch eine Verknüpfung mit der professionellen Software von Infogroen können Grünanbieter ihre Geschäftsprozesse noch einfacher gestalten. Die App, die die Vorkalkulation und das Backoffice erleichtert, wird derzeit abgestimmt, wobei der Allround-Outdoor-Dienstleister T&G Group als Tester fungiert. Gruppenleiter Hans Smulders von der T&G Gruppe: "Unsere Erwartungen sind hoch, diese neue App wird uns viel Zeit sparen."
App für das Landschaftsmanagement im Außendienst
Seit eineinhalb Jahren ist die App des Software- und App-Spezialisten FacilityApps für die Mitarbeiter der T&G Group bei ihrer täglichen Arbeit unverzichtbar geworden. Die T&G Group - ein Dienstleister mit den Schwerpunkten Geländeberatung, Landschaftsplanung und Landschaftspflege - freut sich über das Tool, das die Arbeit deutlich erleichtert und übersichtlicher macht.
Unternehmensleiter George van Lit von der T&G Gruppe:
"Die App, die wir seit eineinhalb Jahren nutzen, rationalisiert für uns zahlreiche Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens. Das gilt sowohl für die interne Verwaltung als auch für die Betreuung unserer Kunden nach außen. Wir sind überzeugt, dass die Updates der App, die wir gemeinsam mit FacilityApps durchführen, uns viele Vorteile bringen werden. "
Innerhalb kürzester Zeit ein Überblick über das Ergebnis
Nachdem FacilityApps vor drei Jahren Krinkels als Kunden übernommen hatte, wurden mehrere Grünbetriebe und Gärtner kontaktiert, die sich schnell begeistert zeigten. Die aktuelle FacilityApps-App entwickelte sich schnell und bot den Mitarbeitern der T&G-Gruppe viele Vorteile, sagt Van Lit. "Mittels eines Protokolls können wir die Daten sehr schnell generieren.
Durch die App haben wir Formulare, wie z.B. Exceltabellen, direkt zur Hand. Die Mitarbeiter können über einen GPS-Button anzeigen, dass sie sich an dem von ihnen bestimmten Ort befinden und können dann ein Bild senden, das zeigt, in welchem Zustand sie den Ort vorgefunden haben. Darüber hinaus ist es möglich, den Standort zu beschreiben und zu melden, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Ob wir Unkraut gejätet oder Laub gemäht haben: der Kunde erhält in kürzester Zeit einen Überblick über die Ergebnisse. '
App bietet grünen Anbietern pro Projekt eine komplette digitale Projektakte mit Backoffice-Daten
Und das gilt auch für zusätzliche Arbeiten, sagt Van Lit. "Denken Sie an Schäden, die wir vor Ort finden, wie schiefe Fliesen oder zum Beispiel einen kaputten Zaun. Die App zeigt auch unsichere Situationen an und benachrichtigt den Kunden. Deshalb weiß er sofort, was vor Ort passiert. Da wir die zusätzlichen Augen und Ohren eines Kunden sind, bieten wir dem Kunden zusätzliche Unterstützung. "
Vor allem Kunden, die von einem Hauptgebäude aus arbeiten und mehrere Standorte haben, die sie nicht täglich besuchen, profitieren von der App. Nehmen wir zum Beispiel einen Kunden, der 1500 Kraftwerke besitzt. Anhand von Kommentaren können wir schnell auswählen, wo unsichere Situationen auftreten und wo wir den Gehweg in Angriff genommen haben. Mit Hilfe von Fotomaterial und Daten aus der App können wir mit dem Kunden sehr schnell und ohne großen Verwaltungsaufwand eine Bewertung vornehmen.
Optimale Verbindung zwischen Büro und Arbeitsbereich
Die aktuelle App hat auch eine wichtige Funktion: Bei einem jährlichen Greencheck-Audit ist es möglich, alle Qualitätsdokumente wie ISO und VCA direkt vom Qualitätskoordinator auszuwählen, damit er sie bewerten kann. "Das geht viel schneller, als ein Formular auszufüllen, zu scannen und den Qualitätskoordinator zu konsultieren. Wir können alle unsere Prozesse absichern, was einen enormen Verwaltungsaufwand bedeutet. Das kommt vor allem dem Kunden zugute, der davon völlig entlastet wird. Mit dieser App bekommt ein Kunde meist mehr, als er verlangt. "
Aber die App hat noch mehr Möglichkeiten für die grünen Anbieter", sagt Dirk Tuip von FacilityApps. Seit der Zusammenarbeit mit der T&G Group vor drei Jahren wurden bereits mehrere Verbesserungen vorgenommen. "T&G hat die Vorteile der App und der Integration der Software sofort erkannt", sagt Tuip. "Der Geschäftsführer der T&G Group, Hans Smulders, hat bereits gelernt, dass Apps am Arbeitsplatz eine Zukunft haben und zum Wachstum seines Unternehmens beitragen können. Wir haben eine Zusammenarbeit initiiert, um diese App so zu optimieren, dass sie als optimale Verbindung zwischen Büro und Arbeitsplatz dient. "
Verknüpfung von Software und App
Der nächste Schritt bei der Optimierung der App ist die Anbindung der Back-Office-Lösung von T&G an die Automatisierungssoftware von Groenvision. John Willemsen, kaufmännischer Leiter bei Groenvision, erklärt: "T&G arbeitet einerseits noch teilweise mit unserer Greenvision-Software und andererseits mit der FacilityApps-Lösung.
Unsere Software ist auf die Erstellung von Vorkalkulationen und Angeboten, die Projektverwaltung und die Finanzverwaltung ausgerichtet. Darüber hinaus bieten wir auch Komponenten wie die Stundenerfassung und die Nachkalkulation, die Terminplanung und das crm. "Nachdem FacilityApps sich bei Groenvision mit dem Plan gemeldet hatte, eine Verbindung zwischen den beiden Programmen herzustellen, hielt Groenvision dies für eine gute Idee. Willemsen: "Diese Zusammenarbeit wird sicherlich für beide Parteien von Vorteil sein."
Das optimale Paket zwischen ERP-Software und Feldanwendungen
"Ein grüner Anbieter will keine Zeit mit technischem Unsinn verlieren", sagt Willemsen. "Um die App freizuschalten, stellen wir ihnen Daten zur Verfügung, Stammdaten von Projekten, Kunden und Mitarbeitern. Auch von FacilityApps erhalten wir Daten, wie gebuchte Stunden oder gegenseitige Kommunikation, die wir mit dem Projekt verknüpfen. So entsteht eine komplette digitale Projektakte, mit der der Kunde loslegen kann. In Zusammenarbeit mit FacilityApps haben wir im Hintergrund den technischen Teil für den Kunden ergänzt.
Wir haben diese Lösung in eine Partei wie die T&G-Gruppe integriert, die sie ohne zusätzliche Arbeitskräfte einfach nutzen kann. "Beide Softwarespezialisten konzentrieren sich auf die Komponenten, in denen sie gut sind", sagt Tuip. "Einerseits liefert Groenvision Daten aus ihrem ERP-System. Auf der anderen Seite sind Informationen über Stunden oder Rechnungen in ihrem Buchhaltungspaket enthalten. Auf diese Weise kombinieren wir das Wissen von Infogroen mit unserer Spezialisierung. Ein Kunde wie die T&G Group genießt die Vorteile dieser Vorgehensweise. Sie haben das optimale Paket im Büro und im Außendienst. '
Niedrigere Kosten durch mehr Nutzer
Dirk Tuip geht davon aus, dass die Lösung bald eingeführt wird, so dass mehr grüne Anbieter davon profitieren werden. "Tablets und Smartphones werden im Außendienst immer häufiger eingesetzt. Diese verbesserte App kann die beste Verbindung zwischen Büro und Arbeitsplatz für grüne Anbieter bieten. Es gibt jetzt einige Doppelungen, d.h. es gibt leichte Überschneidungen zwischen den Funktionalitäten von FacilityApps und Infogroen. Diese müssen wir beseitigen. Dazu schauen wir uns an, welche Funktionen jeder einzelne Kunde nutzen möchte. Je mehr Kunden schließlich das integrierte System nutzen, desto niedriger werden die Kosten für alle Nutzer sein.
Tuip: "Es haben sich bereits einige Interessenten bei uns gemeldet. Wenn ein Schaf über den Graben springt, werden die anderen folgen, denke ich". "T&G hat auch hohe Erwartungen an die App, die die Arbeit in Zukunft etwas leichter machen soll. Hans Smulders: "Wir bieten eine breite Palette von Dienstleistungen im Bereich der Außenanlagen an. Wenn es nur um die Grünversorgung ginge, wäre die App schon lange fertig. "
Kalte Füße
Derzeit läuft die Zusammenarbeit noch, die App wird noch täglich optimiert. Die T&G Gruppe fungiert weiterhin als Tester, sagt Direktor - und auch Gruppenleiter - Hans Smulders: "Das Schwierigste ist, die technische Seite der Arbeit für unsere Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten." Die Arbeit mit der App ist immer noch ein bisschen hakelig", sagt er. Der Vorteil ist zweifellos die Zeitersparnis, die die App mit sich bringt.
Dennoch sind die Reaktionen seiner Mitarbeiter noch etwas zögerlich. "Wir haben Mitarbeiter, die schon seit zwanzig bis dreißig Jahren hier arbeiten. Manche sind skeptisch, aber das sind meist nur kalte Füße. Sie zeigen dir oft ein Video von ihren Kindern, was vor zwei Jahren noch nicht möglich war." Andere reagieren sehr positiv: "Sie wollen wissen, welche neuen Dinge sie mit jedem neuen Update machen können. Sie sind wirklich begeistert."
