'Landschapsarchitect wil geen tijd verspillen aan technisch geneuzel'
Met de FacilityApps app was een rapportage of inventarisatie van een groenproject op locatie al een fluitje van een cent. Door een koppeling met de professionele software van Infogroen kunnen groenaanbieders hun bedrijfsprocessen nog eenvoudiger stroomlijnen. De app die voorcalculatie en backoffice faciliteert wordt momenteel getuned, waarbij allround buitendienstverlener T&G Groep als tester fungeert. Groepsleider Hans Smulders van T&G Group: "Onze verwachtingen zijn hooggespannen, deze nieuwe app gaat ons veel tijd besparen."
App voor landschapsbeheer in het veld
Sinds anderhalf jaar is de app van software- en app-specialist FacilityApps onmisbaar geworden voor de medewerkers van T&G Group in hun dagelijkse werk. T&G Group - een dienstverlener die zich richt op terreinadvies, landschapsontwerp en landschapsbeheer - is blij met de tool die het werken een stuk makkelijker en overzichtelijker heeft gemaakt.
Bedrijfsleider George van Lit van de T&G Groep:
"De app die we nu anderhalf jaar gebruiken, stroomlijnt voor ons meerdere bedrijfsprocessen binnen het bedrijf. Dit geldt zowel voor de interne administratie als het extern ontzorgen van onze klanten. We zijn ervan overtuigd dat de updates van de app, die we samen met FacilityApps uitvoeren, ons veel voordelen zullen opleveren. "
Binnen no-time een overzicht van het resultaat
Nadat FacilityApps drie jaar geleden Krinkels als klant overnam, werden diverse groenbedrijven en hoveniers benaderd, die al snel hun enthousiasme begonnen te tonen. De huidige FacilityApps app ontwikkelde zich snel en bood de medewerkers van T&G Group veel voordelen, vertelt Van Lit. "Door middel van een logboek kunnen we die gegevens heel snel genereren.
Via de app hebben we formulieren, zoals excel sheets, direct bij de hand. Medewerkers kunnen met een GPS-knop laten zien dat ze op de door hun bestemde locatie zijn en kunnen vervolgens een foto sturen om te laten zien in welke staat ze de locatie aantroffen. Daarnaast is het mogelijk om de locatie te beschrijven en te melden welke werkzaamheden er zijn verricht. Of we nu onkruid hebben gewied, of bladeren hebben geknipt: de klant krijgt in een mum van tijd een overzicht van het resultaat. '
App biedt groene aanbieder per project een compleet digitaal projectdossier met backoffice gegevens
En dat geldt ook voor meerwerk, zegt Van Lit. "Denk aan schades die we op locatie aantreffen, zoals tegels die scheef liggen, of bijvoorbeeld een kapot hekwerk. De app geeft ook onveilige situaties weer en informeert de opdrachtgever. Daardoor weet die meteen wat er op locatie gebeurt. Omdat wij de extra oren en ogen van een opdrachtgever zijn, bieden wij extra ondersteuning aan de klant. "
Met name klanten die werken vanuit een hoofdgebouw, met meerdere locaties die ze niet dagelijks bezoeken, hebben baat bij de app. 'Neem bijvoorbeeld een klant die 1500 centrales bezit. Op basis van opmerkingen kunnen we snel selecteren waar zich onveilige situaties voordoen, waar we de verharding hebben aangepakt. Met behulp van fotomateriaal en data uit de app kunnen we heel snel met de klant evalueren zonder al te veel administratie.'
Optimale verbinding tussen kantoor en werkveld
De huidige app heeft ook een belangrijke functie: tijdens een jaarlijkse Greencheck-audit is het mogelijk om alle kwaliteitsdocumenten, zoals ISO en VCA, direct door de kwaliteitscoördinator te laten selecteren, zodat hij deze kan beoordelen. "Het is een stuk sneller dan een formulier invullen, scannen en overleggen met de kwaliteitscoördinator. We kunnen al onze processen borgen, wat een enorme administratieve rompslomp is. Dat is vooral gunstig voor de klant, die er helemaal van verstoken blijft. Met deze app krijgt een klant meestal meer dan waar hij om vraagt. "
Maar de app heeft nog meer mogelijkheden gekregen voor de groenaanbieders", zegt Dirk Tuip van FacilityApps. Sinds de samenwerking met T&G Group drie jaar geleden, zijn er al diverse verbeteringen doorgevoerd. "T&G zag direct voordelen van de app en de integratie van de software", zegt Tuip. "Algemeen directeur Hans Smulders van T&G Groep heeft al geleerd dat apps op de werkvloer toekomst hebben en een rol kunnen spelen in de groei van zijn bedrijf. We zijn een samenwerking aangegaan om deze app te optimaliseren, zodat deze dient als optimale verbinding tussen kantoor en werkplek. "
Verbindende software en app
De volgende stap in de optimalisatie van de app is het koppelen van de back-office oplossing van T&G aan de automatiseringssoftware van Groenvision. John Willemsen, commercieel directeur bij Groenvision, legt uit: "T&G is enerzijds nog deels bezig met onze Greenvision software en anderzijds met de FacilityApps oplossing.
Onze software is gericht op het maken van voorcalculaties en offertes, de projectadministratie en de financiële administratie. Daarnaast leveren wij ook onderdelen als de urenregistratie en de nacalculatie, de planning en de crm. "Nadat FacilityApps zich bij Groenvision meldde met het plan om een koppeling te maken tussen beide programma's, vond Groenvision dit een goed idee. Willemsen: ",,Die samenwerking zal zeker waarde opleveren voor beide partijen"
Het optimale pakket tussen ERP-software en field apps
"Een groenaanbieder wil geen tijd verliezen met technisch geneuzel", zegt Willemsen. "Om de app te ontsluiten, voorzien wij hen van data, stamgegevens van projecten, klanten en medewerkers. Ook krijgen we gegevens van FacilityApps, zoals geboekte uren of onderlinge communicatie, die we koppelen aan het project. Dit leidt tot een compleet digitaal projectdossier waarmee een opdrachtgever aan de slag kan. In samenwerking met FacilityApps hebben we op de achtergrond het technische gedeelte voor klanten ingevuld.
Wij hebben deze oplossing geïntegreerd in een partij als T&G Groep, die hier zonder extra mankracht gemakkelijk mee uit de voeten kan. "Beide softwarespecialisten richten zich op de onderdelen waar ze goed in zijn", vertelt Tuip, "Enerzijds levert Groenvision gegevens aan vanuit hun ERP-systeem. Anderzijds wordt informatie over uren of facturen opgenomen in hun boekhoudpakket. Op deze manier combineren we de kennis van Infogroen met ons specialisme. Een klant als T&G Group plukt hier de vruchten van. Zij hebben het optimale pakket op kantoor en in het veld. '
Lagere kosten door meer gebruikers
Dirk Tuip verwacht dat de oplossing snel wordt uitgerold, zodat meer groenaanbieders er hun voordeel mee kunnen doen. "Tablets en smartphones worden steeds actiever in het veld. Deze verbeterde app kan zorgen voor de beste connectiviteit tussen kantoor en werkplek voor groenaanbieders. Er zijn nu wel wat dubbelingen, dat wil zeggen dat er een kleine overlap is tussen de functionaliteiten van FacilityApps en Infogroen. Die moeten we zien weg te werken. Daarvoor kijken we naar welke functionaliteiten elke individuele klant wil gebruiken. Hoe meer klanten uiteindelijk gebruik maken van het geïntegreerde systeem, hoe lager de kosten voor alle gebruikers zullen zijn.
Tuip: "Enkele belangstellenden hebben al contact met ons opgenomen. Als er één schaap over de sloot springt, volgt de rest wel, denk ik". "T&G heeft ook hoge verwachtingen van de app, die het werk in de toekomst wat lichter moet maken. Hans Smulders: "Wij leveren een breed scala aan dienstverlenende activiteiten op het gebied van de buitenruimte. Als het alleen om groenvoorziening zou gaan, was die app al lang klaar. "
Koude voeten
Momenteel loopt de samenwerking nog; de app wordt nog dagelijks geoptimaliseerd. De T&G Groep blijft optreden als tester, zegt directeur - en tevens groepsleider - Hans Smulders: ",,Het moeilijkste is om de technische kant van het werk zo eenvoudig mogelijk te maken voor onze medewerkers." Het werken met de app is nog een beetje hakerig", zegt hij. Het voordeel is ongetwijfeld de hoeveelheid tijd die de app zal besparen.
Toch zijn de reacties van zijn werknemers nog een beetje aarzelend. "We hebben werknemers die hier al twintig tot dertig jaar werken. Sommigen zijn sceptisch, maar dat is meestal gewoon koudwatervrees. Ze laten je vaak een video van hun kinderen zien, wat twee jaar geleden niet eens mogelijk was." Anderen reageren heel positief: "Ze willen weten welke nieuwe dingen ze met elke nieuwe update kunnen doen. Ze zijn echt enthousiast."
