Alles over de algemene verordening gegevensbescherming

Schoonmaakbedrijven over GDPR: "We gaan terug naar af

FacilityApps en Nocore, die een samenwerkingsovereenkomst hebben getekend om te koppelen, organiseerden vrijdagmiddag 16 februari een inloopmiddag over de General Data Protection Regulation (GDPR) voor schoonmaakbedrijven. Een van de belangrijkste wetten van deze tijd, die een grote impact heeft op schoonmaakbedrijven. De wet wordt eind mei 2018 van kracht in heel Europa. Deze wetgeving, genaamd de internationale General Data Protection Regulation (GDPR), biedt burgers meer bescherming tegen het oneigenlijk gebruik van hun persoonsgegevens. Hoe? Onder andere door strengere eisen te stellen aan werkgevers. Er zijn drie sprekers uitgenodigd met veel ervaring en affiniteit op het gebied van GDPR.

'De GDPR geeft de betrokkenen niet veel meer rechten, alleen onder de Wet bescherming persoonsgegevens deden we het niet zo goed', begint Peter Karregat, GDPR-consultant. Daarom zijn de veranderingen groot, verwacht hij. Karregat is als expert uitgenodigd om de wet helder uit te leggen. 'De nieuwe wet verplicht werkgevers explicieter aan te tonen hoe ze persoonsgegevens beschermen. Anders riskeren ze hoge boetes. "

Niet mailen, maar bekijken

Voor veel schoonmaakbedrijven is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat opdrachtgevers op hun verzoek een Verklaring Omtrent Gedrag afgeven. Gewoon scannen en e-mailen - klaar. Dat was tot nu toe heel normaal. Het DGC brengt daar verandering in. Karregat: 'Je kunt niet zomaar mailen. Het is beter om klanten uit te nodigen als ze de DGC's willen inzien. Of je kunt als schoonmaakbedrijf contractueel vastleggen dat iedereen een actuele DGC heeft.'

Een ander voorbeeld is dat mensen het vakje "Wilt u onze nieuwsbrief ontvangen?" bewust zullen moeten aanvinken, in plaats van het automatisch te laten aanvinken. En belt een klant om het adres van een collega te vragen voor een verjaardagskaart? Het verstrekken van het adres is niet toegestaan.

 

Een register van verwerkingsactiviteiten aanleggen

Voor veel schoonmaakbedrijven betekent dit een nieuw beleid. Karregat adviseert: schrijf een privacybeleid, neem privacy op in een gedragscode (wat mogen en kunnen medewerkers wel, en wat niet?), wijs (eventueel) een functionaris gegevensbescherming aan en maak aantoonbaar dat je op de hoogte bent. Zoals in het Register van Verwerkingsactiviteiten, dat straks verplicht is. Daarin staat welke gegevens u van wie registreert. Maar ook met welk doel, hoe je ze beschermt, aan wie je ze doorgeeft / inzicht geeft, en wie verantwoordelijk is.

Potentiële gegevenslekken in de faciliteit, schoonmaak en gebouwen

Eric Kok, COO van FacilityApps, vertaalt de wet naar de schoonmaakpraktijk. Hij merkt op dat objectleiders niet meer met hun eigen telefoon foto's van een ID-certificaat kunnen maken en die via hun privémail naar HR kunnen sturen. 'Alleen in dit voorbeeld zijn er al zo'n vijf overtredingen', zegt hij. 'Want: hoe weet je dat de objectleider deze foto's achteraf verwijdert? En hoe slaat HR het bestand op? Dat zijn allemaal potentiële datalekken." Volgens Frank den Dungen, kwaliteitsadviseur bij Nocore, die namens Nocore een presentatie gaf over het kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) en GDPR, is een datalek vaak een bewustzijnsfout:" Daar kunnen wij bij helpen."

 

Schoonmaakbedrijven: "Terug naar af"

Toch was het een beetje een schok voor de vele aanwezige schoonmaakbedrijven. "We gaan terug naar af", werd opgemerkt. Klanten van FacilityApps en Nocore hoeven zich niet al te veel zorgen te maken. De twee bedrijven garanderen dat hun software compliant is. Bovendien begeleiden ze hun klanten naar de nieuwe GDPR. Hoewel elk schoonmaakbedrijf het uiteindelijk zelf zal moeten doen.

 

Download presentaties over GDPR voor personeelsbeheer

Klik op de links en u kunt aangeven welke presentatie u wenst te ontvangen/downloaden.

• Presentatie GDPR-specialist Peter Karregat
• Presentatie Eric Kok over GDPR in de schoonmaak
• Presentatie Frank van den Dungen (Nocore)
• Voorbeeld van een register van verwerkingsactiviteiten

 

Als u contact wilt opnemen met een van de bovenstaande heren, vul dan ons contactformulier. Wij beantwoorden graag vragen over GDPR.