Data-analyse en App-platform voor landschapsarchitectuur
App geeft Donkergroen inzicht in groenbeheer en houdt de groenbeheerder digitaal op de hoogte
Groenaanbieders zoals Donkergroen waren er voorheen veel tijd aan kwijt: een scanrapport van een groenproject opstellen, inscannen en opsturen naar de klant. Dat kan nu een stuk sneller: één App is voldoende om een klant en de interne organisatie een overzicht te geven van de resultaten van het groenbeheer. Marco Spijkstra van Donkergroen: 'Met deze App zijn wij de ogen en oren van onze klant. Dit komt de transparantie en kwaliteit van onze dienstverlening ten goede. "
Tendercoördinator Marco Spijkstra werkte lange tijd in de schoonmaakbranche, maar maakte een jaar geleden de overstap naar de groene sector. Beide branches hebben veel gemeen, zegt hij. 'In beide sectoren heb je een dienstverlener met een opdrachtgever die geïnformeerd wil worden met rapportages en M.E.-rapportages. Dat levert meestal veel papierwerk op. Nadat hij van een schoonmaakbedrijf het app-platform van FacilityApps had leren kennen, merkte hij dat het een enorme vooruitgang was op het gebied van tijd en efficiëntie. Dus heb ik opnieuw contact met ze opgenomen toen ik bij Donkergroen aan de slag ging."
Nieuw speelveld met apps
Spijkstra zijn ervaring sluit precies aan bij Dirk Tuip zijn visie op FacilityApps: 'Maatwerk, gemak en efficiency voor de gebruiker, dat is waar het ons om gaat.' Hij stelt dat groenbedrijven en hoveniers op hun werk veel moeten vastleggen, wat resulteert in een enorme papierwinkel. "Met de komst van de smartphone en tablet is er een nieuw speelveld ontstaan. Met een App kun je ook alle informatie doorgeven: inspectie, werkbon, urenregistratie, dagstaat, planning en controles op het gebied van flora en fauna. "Zo'n vijftien jaar geleden begon Tuip met het ontwikkelen van maatwerksoftware voor bedrijven, waarna hij FacilityApps oprichtte. "Ik was al bezig met software op het gebied rondom facilitair, zoals water- en rioolbeheer. Toen was de overstap naar de schoonmaakbranche en de hovenierssector logisch. '
Data-analyse platform voor landschapsarchitectuur met App Donkergroen
Tuip heeft een duidelijk plan: "Ik geloof in gegevensuitwisseling op de werkvloer. Dat betekent enerzijds de communicatie tussen werkvloer en kantoor, anderzijds het contact tussen de werkvloer en de klant. De klant krijgt meer informatie op een presenteerblaadje. Dit App-platform maakt het voor de klant mogelijk om te begrijpen waar je mee bezig bent. "Nadat FacilityApps drie jaar geleden Krinkels als klant overnam, begon het balletje te rollen, vertelt hij. Diverse kassen en hoveniers werden benaderd en die toonden zich al snel enthousiast. Tuip: 'Mensen in de branche spraken over deze vondst en van het een kwam het ander.'
Tekst en beeld inchecken
Ook Spijkstra belangenbehartiging Donkergroen, een landelijk opererend familiebedrijf met achttien vestigingen verdeeld over Nederland en België, koos ervoor om het App-systeem uit te proberen. Marco Spijkstra legt uit: "Zowel in de schoonmaak- als in de groensector moet je kwaliteit leveren, die wordt beoordeeld. Daarnaast moet je zelf een beoordeling indienen bij de klant. Met deze App kunnen we onszelf controleren - in tekst en beeld - en laten we ons controleren door de opdrachtgever. "In de praktijk kost het veel minder papierwerk en formaliteiten om hetzelfde resultaat te bereiken, zegt hij. "In het verleden kregen we soms de opdracht om het gras twintig keer te maaien. In beeldframes is dat anders en beoordelen we het eindresultaat op basis van het beeldmateriaal. We leggen het resultaat vast in een M.E.-rapport in de App en kunnen daar foto's aan toevoegen. Zo kunnen we aantonen dat een bepaald gazon in een bepaalde omgeving is gemaaid volgens de vooraf opgestelde normen. '
Flexibele manier van informatieverstrekking
De flexibele manier van informatievoorziening maakt het werk in de groene sector een stuk aangenamer, aldus Dirk Tuip. "De App biedt een snelle en flexibele manier van informatieverstrekking over werkinfo en het afgesloten contract. De klant kan nauwkeurig zien en beoordelen wat de hoveniers hebben gedaan. Het hele informatieproces van de hovenier naar het kantoor naar de klant verloopt veel efficiënter en transparanter. Bewijsmateriaal is direct beschikbaar om te laten zien wat je als Groenvoorziener precies hebt gedaan. Dat maakt de zaak intern en voor de klant inzichtelijk. '
Evalueer App pilot Donkergroen
Op dit moment werkt Donkergroen samen met FacilityApps op basis van een pilot, zegt Spijkstra.
"FacilityApps heeft een presentatie gehouden, waarna we op 1 januari een pilot zijn gestart. Het is ontzettend positief voor ons en onze klanten. Alles gaat nu snel en digitaal, wat de communicatie enorm vereenvoudigt." Meldingen, klachten, verbeterpunten: alle communicatie hierover verloopt via de App, zegt Spijkstra. "We hebben FacilityApps betrokken bij de implementatie van deze App. We zijn met onze klant om de tafel gaan zitten om te achterhalen waar behoefte aan is. Zo hebben we een enquêteformulier ontwikkeld met de onderdelen en wie verantwoordelijk is voor het groenonderhoud. Op basis van de gespreksverslagen hebben we vastgesteld welke onderdelen vanuit ons en onze opdrachtgever naar voren moeten komen. Dat evalueren we met regelmatige tussenpozen. "
App voor klachten en meldingen
De App werkt als volgt: opdrachtgever en opdrachtnemer sturen elkaar via de App meldingen, klachten en verbeterpunten. Als het nodig is, volgen er acties. Spijkstra: 'Die meldingen worden verzameld en de klacht wordt geannuleerd als die is opgelost. Er is een logboek waarin de meldingen worden geregistreerd en de status van de melding wordt gevolgd. De melding wordt digitaal opgepakt en ontvangen, het logboek geeft de status weer en meldt of de klacht is opgelost. Kortom, het is voor ons een heel handig communicatie- en registratiemiddel om te zien wat de status is van een verbeterpunt of een afwijking." Tuip denkt dat vooral innovatieve werkgevers en bedrijven die snel veranderen enthousiast zijn over de App. "Zij besparen dagelijks zo'n twee uur per gebruiker door het gebruiksgemak en de verminderde administratieve rompslomp."
Eigen initiatief
De app stimuleert ook eigen initiatief, legt Spijkstra uit: "Als wij loszittende tegels of andere tekortkomingen opmerken, geven we dit door. Wij zijn de ogen en oren van de klant. We proberen voor de klant een bepaalde representativiteit uit te stralen die zij graag willen zien. Onze hoveniers lopen dagelijks rond en doen hun werk, terwijl ze in de gaten houden wat er moet gebeuren. Als zij een storing constateren die niet tot hun dagelijkse taken behoort, zullen zij dit ook doorgeven aan de klant. Op deze manier proberen zij een bijdrage te leveren aan de uitstraling van de representatieve omgeving van de klant. "
Beheer op locatie
Desgewenst toont de applicatie in één oogopslag alle relevante gegevens over het beheer: bestek, areaalgegevens, contactgegevens, etc. Spijkstra: "De App maakt het voor ons mogelijk om de kwaliteit van onze service en uitvoering bij te houden. Denk aan planning versus uitvoering, interne en externe scanresultaten (inclusief beeldmateriaal), afwijkingen in de uitvoering en gespreksverslagen. Maar ook klachten en meldingen ter verbetering kunnen in de App worden gemeld. Daarnaast biedt de App een online ticketsysteem voor verschillende zaken die buiten onze dienstverlening vallen, maar die wel als extra service voor de klant kunnen dienen. Hier kunnen wij een klant bedienen met fotomateriaal, zodat de representativiteit van de omgeving gewaarborgd blijft. Al deze zaken worden opgeslagen en kunnen tijdens het werk op locatie te allen tijde geraadpleegd worden. "
Toekomst voor tuiniers
Als innovatieve ondernemer kijkt Dirk Tuip naar de toekomst om te zien hoe FacilityApps de branche kan blijven vernieuwen. "Ik verwacht dat we op een dag met drones en machines op afstand data kunnen verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan de vraag waar een machine zich bevindt en of er onderhoud aan gepleegd moet worden. Door GPS in de App te bouwen, weet een groenbedrijf waar een medewerker zich bevindt en wat hij heeft gedaan. We stevenen af op een werkproces waarbij data een werkgever in toenemende mate kunnen vertellen wat er op de werkvloer gebeurt en om efficiency en kwaliteit nauwkeurig aan te tonen. "
