Innovaties in schoonmaaktechnologie tijdens de Corona-crisis

In dit artikel probeer ik in te gaan op de kansen die er liggen voor commerciële schoonmaakbedrijven op het gebied van schoonmaakinnovatie en -technologie. Ik heb hier zeker een dubbel gevoel bij, gezien het aantal slachtoffers en ernstig zieken. Maar ook persoonlijk omdat een aantal van onze medewerkers direct getroffen zijn door Corona en niet zo heel veel verder weg zelfs met dodelijke afloop. En ook als ondernemer. Ons pas geopende esports gaming center (H20 esports campus) is voorlopig helemaal niet open en ligt helemaal stil. Ons online marketingbureau krijgt een zware klap te verwerken, want er wordt gesneden in de marketingbudgetten. Maar het is schoonmaak die nu - en in de nabije toekomst - het verschil kan maken. Want op een gegeven moment zal de wereld weer open moeten, en zal hij definitief veranderd zijn.

Het heeft me wat tijd gekost om een nieuwe weg te vinden, want mijn werk is van de ene dag op de andere totaal veranderd. Iedereen zal zijn uiterste best moeten doen om deze tijd door te komen. Inmiddels zit ik in een 'wat kan er nu' modus en probeer ik in deze blog perspectief te creëren voor schoonmaakondernemers. Schoonmaakbedrijven die actief zijn in ziekenhuizen en de voedselproductie hebben het drukker dan ooit. Voor degenen die actief zijn in bijvoorbeeld hotels, vakantieparken, overheidsgebouwen en transport is het een ander verhaal. Misschien is het voor hen tijd om hun bedrijf te heroverwegen en zich voor te bereiden op de toekomst? 

Filialen die groeien zijn voor 80% online/tech bedrijven

Overal om ons heen zien we ondernemers kansen grijpen. Ik heb ze in mijn eigen netwerk. Van een ondernemer die honderdduizenden mondkapjes liet maken in verschillende fabrieken over de hele wereld, tot horecaondernemers die binnen één dag overstapten op online verkoop. Maar ook initiatieven en ideeën die nu sneller geïmplementeerd moeten worden, bijvoorbeeld in het onderwijs of de sport. Waar de nood het hoogst is, worden mensen en ondernemers creatief om met deze moeilijke omstandigheden om te gaan. 

Waar liggen de kansen in de schoonmaak tijdens de Corona-crisis?

Je hebt niet op alles invloed, maar wel op een heleboel dingen. Misschien zijn er projecten waar je nu ineens tijd voor hebt. Hieronder staan een aantal zaken die, op basis van mijn eigen ervaring in de afgelopen jaren, wellicht toe zijn aan een versnelling. Natuurlijk is dit deels bedrijfspropaganda, maar of je dit nu via het app-platform FacilityApps doet of via collega's (Leviy, CleanJack, LOSK), dat maakt nu eigenlijk niet uit.

Kans 1: Extra reden voor Corona om sneller afscheid te nemen van papierwerk en 100% digitaal te gaan werken

Het is de laatste jaren bewezen dat het vervangen van papier door digitale hulpmiddelen de bedrijfsvoering efficiënter en goedkoper maakt. Vaak wordt daarbij iets belangrijks over het hoofd gezien, namelijk snelheid. De processen in uw organisatie kunnen worden versneld, zodat u sneller kunt reageren op klachten en problemen. Sneller reageren op incidenten en vervolgens sneller reageren met uw medewerkers. Ondanks deze voordelen zien we nog steeds veel papieren werkbonnen, werkprogramma's/taken, productinformatiebladen, HACCP/inspectieformulieren, vragenlijsten en checklists. Papier is gemakkelijk, flexibel en kan ook achteraf worden ingevuld. Het is gemakkelijk en daardoor blijft het 'ouderwetse denken' hangen.

We begrijpen ook dat er een business case is die niet voor iedereen duidelijk is, want er moet wel geïnvesteerd worden in digitalisering. Mobiele apparaten, software, opleiding, enz... Zoals een van onze klanten (die het hele bedrijf heeft geïmplementeerd) laatst in een interview zei: Zou u het opnieuw gedaan hebben? Ik zou het veel eerder en sneller hebben gedaan in de hele organisatie. 

Nu met Corona is er een extra reden om afscheid te nemen van papier. Want het virus kan ook via geld/papier worden doorgegeven en enige tijd "overleven". De "contactloze bezorging" zien we overal, dus papier en pen ruilen doen we zeker niet. Wij hebben zelf meegemaakt dat een koerier zijn handtekening op een afleverbon moest zetten, omdat wij zijn papier niet mochten aanraken. Dit is dus een extra reden om uw medewerkers de overstap te laten maken, want het blijft een veranderingsproces. 

Ik heb zelfs een aantal ondernemers in de schoonmaaksector gezien die met een veel kleiner kantoor kunnen werken. 

Handtekening op afstand
Een van de dingen die FacilityApps op de roadmap had staan was het op afstand ondertekenen. Dit houdt in dat er bijvoorbeeld een werkbon of offerte op de werkvloer wordt gemaakt, maar dat de klant niet aanwezig is om deze direct op een tablet te ondertekenen. In dat geval zou de klant een e-mail ontvangen met het verzoek om het goed te keuren. Hier zijn al aparte tools voor, maar voor schoonmaakbedrijven zou het handig zijn als ze vanaf elke plek digitaal en veilig kunnen tekenen zonder printen, tekenen en scannen.

Vaak worden de kosten van de papieren oplossingen niet juist ingeschat. De hoeveelheid tijd die verloren gaat door papieren formulieren die in andere systemen worden overgetypt, informatie die onleesbaar is geworden, of formulieren die zoekraken, enz... Bedrijven zien daarom soms de business case niet, terwijl die er wel is!

Kans nummer 2: uw bedrijf online beheren bespaart leiderschap

De hele wereld maakt de laatste weken gebruik van conferentiemiddelen. Overleg dient nu online plaats te vinden zonder fysiek contact. Raadpleging moet online plaatsvinden. Onderwijs moet online plaatsvinden. Dingen waarvan veel mensen dachten dat ze onmogelijk of beter fysiek konden worden gedaan, MOETEN nu online plaatsvinden. Er is geen optie om dat niet te doen, en dan blijkt dat er al heel veel kan en wordt gedaan. Natuurlijk met goede wil van iedereen, want naast de noodzaak vraagt dit ook gewenning.

Kan dit ook in de schoonmaak?
Veel schoonmaakbedrijven zijn nog steeds top-down georganiseerd en er is veel controle nodig via verschillende lagen. Kunnen we deze crisis gebruiken om meer direct en online contact te hebben met schoonmakers? Wat is daar voor nodig? Eigenlijk alleen een smartphone. In de afgelopen jaren heb ik al een ebook geschreven over 'Smartphone gebruik in de schoonmaak' en ik heb er ook een webinar over opgenomen. Dit omdat ik ervan overtuigd ben dat de smartphone op termijn een onmisbaar hulpmiddel zal worden voor een schoonmaker. 

Als schoonmakers voortaan hun eigen smartphone op het werk zouden gebruiken, zou er veel meer mogelijk worden. Denk er eens over na:

• Verdere verwijdering van papier, zie ook mogelijkheid 1. Papier is een mogelijke verspreider van virussen. Als iedereen de administratie op zijn eigen telefoon doet (van werkbonnen tot taken en werkprogramma's tot het opzoeken van documenten), dan is dat papier niet meer nodig;
• In real time weten wie waar aan het werk is en wat er gedaan is (uiteraard GDPR/AVG privacy proof);
• Inzicht in hoe laat werknemers inchecken op een site/object;
• Schoonmaakmedewerkers die altijd onderweg zijn voorzien van de meest recente en juiste gegevens: digitale werkprogramma's/taken. Maar ook documenten zoals veiligheidsbladen!
• Klanten die in real time en online kunnen zien wat er op hun terrein gebeurt;
• Mogelijkheid om (extra of afzonderlijke) taken af te vinken (van dagelijks tot periodiek) of werkorders aan te maken en deze onmiddellijk te laten aftekenen;
• Elke werknemer krijgt alleen toegang tot wat hij nodig heeft.
• Kortere communicatielijnen (bericht direct versturen via melding, taak of logboek);
• Chat met een groep, bij voorkeur in een gecontroleerde omgeving. Let op: WhatsApp is mogelijk niet GDPR/AVG-proof;
• Schoonmaakpersoneel kan hun ideeën/verbeteringen gemakkelijker melden;
• Directe communicatie is mogelijk tussen klanten, schoonmakers en managers via een digitaal logboek;
• Managers kunnen meer objecten controleren door middel van afstandsbediening en "management by exception" en toch beter op de hoogte zijn van wat er gebeurt!
• Overal en altijd toegang tot belangrijke documenten;

Digitaal is real-time, dus in real time reageren op klachten wordt door klanten zeker gewaardeerd. Zij waarderen het zeker! Het draagt dus ook zeker bij aan de klanttevredenheid! 

 

 

Kans nummer 3: methodes afdwingen en taken afvinken

Klanten klagen vaak over de onzichtbaarheid van schoonmaken. Is het echt gedaan? Waar is wel en waar is niet schoongemaakt? Wanneer was de laatste keer dat dit gebeurde? En is het goed gedaan met de juiste materialen en middelen? Intern doen schoonmaakbedrijven ook veel aan training, instructie, herinstructie en opleiding. Door het hoge verloop is dit geen gemakkelijke opgave. En uiteindelijk willen klanten en eindgebruikers zien dat dit is uitgevoerd.

 

Nu meer dan ooit is een brede groep in de samenleving zich ervan bewust dat dit super belangrijk is! Mensen zoeken veel meer op Google naar schoonmaakmiddelen en desinfectiemiddelen. Handhygiëne en handen wassen is een hot topic!

Aantoonbaar schoon heeft in het Corona-tijdperk een nieuwe lading gekregen, die wel eens blijvend zou kunnen zijn. Er is meer aandacht dan ooit voor desinfectie. We zien video's uit China dat hele straten en steden worden gedesinfecteerd. Zelfs in kantoren komen ze langs en spuiten alles vol met desinfecterende middelen. Maar we moeten de basis van het schoonmaken niet vergeten. 

Terug naar de basis: tips voor veilig en verantwoord schoonmaken

Qualis kwam met een document over 'the basics', met de belangrijkste tips voor veilig en verantwoord schoonmaken in deze tijd van corona:

• Denk goed na over de frequentie van de werkzaamheden. De hogere nok is veel minder belangrijk dan het werk aan: trapleuningen, deurklinken, telefoons, stoelen, goede reiniging en desinfectie van toiletten, urinoirs en kranen, enz. 
• De routing/volgorde van het werk is nu ook belangrijk. Zorg ervoor dat er geen kruisbesmetting optreedt. Eindig de werkzaamheden bij de (voor)deur en tenslotte de klink van het gebouw. 
• De juiste middelen zijn op dit moment erg belangrijk. Alcoholhoudende detergentia hebben een ontsmettende werking, mits zij in de juiste verhoudingen en op de juiste manier worden gebruikt. 
• Microvezeldoeken zijn een uitstekend alternatief, maar gebruik ze zoals ze bedoeld zijn!
  • Een minimum van 8 schone en behoorlijk gewassen doeken op een taak van 2 uur is een richtlijn.
  • Doe gebruikte doeken in een wasnet. 
  • Houd schone en gebruikte doeken strikt gescheiden
  • Gebruik schone doeken en dweilen voor elke kamer 
  • Ik werk nu liever met wegwerpdoekjes 
• Een open deur voor velen, natuurlijk, maar toiletten kunnen alleen worden schoongemaakt met handschoenen aan. Nu is het ook belangrijk dat de handschoenen tijdens de rest van het werk worden gedragen. 
• Doe nieuwe handschoenen aan na elke kamer 
• Maak al uw materiaal na het werk goed schoon 
• Zorg voor schone werkkleding

Maar hoe zorgt u er als schoonmaakbedrijf voor dat dit ook op deze manier gebeurt? Hoe weet je zeker dat dit elke dag gebeurt en hoe garandeer je dat? En hoe laten wij als schoonmaakbranche en schoonmaakbedrijf dit zien aan klanten? Hoe zorgen we ervoor dat eindgebruikers zoals passagiers, hotelgasten, kantoorpersoneel, klanten en medewerkers met een veilig gevoel kunnen werken, niet alleen nu tijdens de quarantaine, maar ook straks als iedereen de boel weer moet oppakken? 

Er is een kans om dit samen met de klant veilig te stellen! 

Hier is al veel mogelijk met apps en technologie. Taken met instructies (bijv. video of handleiding met deeltaken) zodat er echt een controle is op de juiste uitvoering. Echte kwaliteitscontroles zijn ook mogelijk via steekproeven, zoals in de voedingsindustrie met ATP-controles. Maar ook hier kan nanotechnologie een oplossing bieden.

Kans nummer 4: Voorbereiding en uitvoering van slimme, datagestuurde schoonmaak in combinatie met een slim gebouw

De laatste jaren wordt er steeds meer gesproken overhet internet der dingen (iot). Slimme gebouwen en slimme machines aangedreven door sensoren en software. Deze 'dingen' gaan 'praten' en in het algemeen wordt dit IoT genoemd. Ook in de schoonmaakbranche zijn er diverse pilots geweest. De een is er enthousiaster over dan de ander. Juist nu bedrijven stilstaan en veel gebouwen en zelfs openbare ruimtes niet of nauwelijks bezet zijn, is er een kans om je voor te bereiden op de toekomst. 

Stel dat u weet welke gebouwen en ruimten binnenkort in gebruik zijn en met welke bezettingsgraad? En stel dat je live kunt zien wanneer ze voor het laatst zijn schoongemaakt, gedesinfecteerd of ontsmet? Dit wordt essentieel in het post-coronatijdperk, misschien om nieuwe coronauitbraken te voorkomen.

Als je dit doorzet, kun je nog veel meer doen. Zijn de juiste schoonmaakmaterialen gebruikt? Worden dweilen op tijd vervangen? Worden schone en gebruikte doeken strikt gescheiden gehouden? Worden in elke kamer schone doeken en schone dweilen gebruikt? De technologie heeft al deze uitdagingen nog niet opgelost, maar ze bestaat al wel. 

Welke apparatuur gebruiken we? Hoe doeltreffend worden ze gebruikt en door wie? Worden ze überhaupt gebruikt? Hoe vaak en waar zijn ze? Wat voor soort mensen zijn er op bepaalde plaatsen? En wat is hun status? Bent u wel/niet ziek geweest, heeft u koorts gehad?

Vaak zijn IOT-projecten in het verleden om verschillende redenen niet doorgegaan. Vanuit schoonmaakperspectief is het de vraag wie er gaat betalen, want het gebouw is geen eigendom van het schoonmaakbedrijf, en zelfs niet van de opdrachtgever. En ook het rendement is niet 100% duidelijk, hoewel uit diverse pilots is gebleken dat er meer efficiency en dus tijdwinst en meer tevredenheid kan worden behaald. Maar voor wie is dit voordeel? Ook de vraag wie eigenaar is van de data is een belangrijke waar het soms mis gaat, of wat er nodig is aan infrastructuur (privacy, data delen, wifi gebruik van klant, etc.). 

Ook moeten er altijd dingen geïnstalleerd worden. Nu de wereld grotendeels tot stilstand is gekomen, is dit wellicht de ultieme gelegenheid om dit soort innovatieve projecten voor te bereiden en te installeren.