Wenn Führungskräfte in Verwaltungsarbeit versinken, zahlen Ihre Gewinnmargen den Preis dafür

Ihre Vorgesetzten haben sich nicht dafür entschieden, hinter einem Bildschirm zu arbeiten. Sie haben sich dafür entschieden, Standorte zu leiten, Teams zu unterstützen, Standards einzuhalten und Probleme zu lösen, bevor die Kunden davon etwas bemerken.

Sie sollten die Augen und Ohren Ihres Unternehmens im operativen Bereich sein. Stattdessen verbringen viel zu viele von ihnen ihre Arbeitswoche mit Aufgaben wie diesen:

• Die Nachverfolgung unvollständiger Arbeitszeitnachweise
• Berichte an die Formate der Kunden anpassen
• Das Kopieren identischer Daten zwischen Systemen
• Fotos in WhatsApp-Chats suchen
• Informationen, die bereits an anderer Stelle vorhanden sind, neu erstellen

Das ist keine Aufsicht. Das ist Verwaltung.

Und wenn Ihre leistungsstärksten Mitarbeiter im operativen Bereich in Papierkram versinken, lässt die Leistung nach – nicht, weil es ihnen an Fähigkeiten mangelt, sondern weil ihre Zeit in die falsche Richtung gelenkt wird.

Die versteckten Kosten des Verwaltungsaufwands

Verwaltungsaufwand entsteht selten von heute auf morgen. Er wächst nach und nach: ein zusätzlicher Bericht, eine neue Tabelle, ein Kunde, der ein anderes Layout wünscht, eine in E-Mails versteckte Anforderung zur Einhaltung von Vorschriften.

Bald verbringen Vorgesetzte mehr Zeit damit, die Arbeit zu überprüfen, als sie zu verbessern.

Jede Stunde, die Sie damit verbringen, Berichte manuell zu erstellen, ist eine Stunde, die Sie nicht vor Ort verbringen. In der Vertragsreinigung ist diese Präsenz entscheidend.

Wenn Vorgesetzte nur selten vor Ort sind:

• Kleinere Probleme eskalieren zu formellen Beschwerden
• Standards weichen ab, weil frühe Anzeichen übersehen werden
• Ohne regelmäßige Unterstützung sinkt die Moral im Team
• Kunden fühlen sich vernachlässigt, wenn die Besuche gehetzt wirken

Hinzu kommen erhebliche finanzielle Kosten. Wenn ein Vorgesetzter, dessen Jahreskosten bei etwa 40.000 € liegen, rund 30 % seiner Arbeitszeit mit manueller Berichterstellung und der Suche nach Daten verbringt, bedeutet dies, dass Kapazitäten im Wert von mehr als 10.000 € nicht für operative Aufgaben genutzt werden.

Multipliziert man dies mit der Anzahl der Mitglieder eines Führungsteams, lässt sich die Gesamtsumme kaum noch ignorieren.

Auch die Mitarbeiterbindung leidet darunter. Gute Führungskräfte möchten Menschen leiten und Probleme lösen – und nicht die ganze Woche lang Tabellenkalkulationen verwalten. Wenn sich die Stelle wie reine Schreibtischarbeit anfühlt, suchen sie sich eine andere Stelle.

So stellen Sie das Gleichgewicht wieder her

Beginnen Sie mit der Transparenz. Erfassen Sie zwei Wochen lang, womit die Vorgesetzten ihre Zeit tatsächlich verbringen. Seien Sie ehrlich: Wie viel davon entfällt auf proaktive Führung vor Ort, wie viel auf die Berichterstattung und wie viel auf die Suche nach Informationen, die eigentlich bereits einsehbar sein sollten?

Stellen Sie sich dann eine praktische Frage: Was lässt sich automatisieren oder vereinfachen?

In den meisten Reinigungsunternehmen sehen die größten Kostenfaktoren wie folgt aus:

• Manuelle Zusammenführung der Ergebnisse der Checkliste
• Berichte für verschiedene Kunden neu formatieren
• Die Teilnahme immer wieder bestätigen
• Die erneute Eingabe derselben Informationen in mehrere Systeme
• Suche nach historischen Prüfungsnachweisen

Keine dieser Aufgaben trägt zur Verbesserung der Reinigungsqualität bei. Sie dienen lediglich der Weitergabe von Informationen.

Digitale Checklisten, deren Daten direkt in Berichte einfließen, vermeiden Doppelarbeit. Eine automatisch erfasste Anwesenheitsliste macht manuelle Überprüfungen überflüssig. Dashboards, die die Standortleistung innerhalb von Sekunden anzeigen, machen wöchentliche Neuauswertungen überflüssig.

Wenn die Berichterstellung automatisch erfolgt, gewinnen die Vorgesetzten Zeit – für die Betreuung ihrer Teams, die Verbesserung des Service und die Stärkung der Kundenbeziehungen.

Bessere Führung vor Ort, nicht mehr Verwaltung

Leistungsstarke Reinigungsunternehmen stellen nicht immer mehr Führungskräfte ein. Sie sorgen dafür, dass die vorhandenen Führungskräfte effektiver arbeiten.

Wenn Vorgesetzte vor Ort eintreffen und bereits wissen, welche Aufgaben versäumt wurden, welche Audits überfällig sind und wo die Anwesenheit nachgelassen hat, können sie proaktiv führen, anstatt erst im Nachhinein zu reagieren.

Dann steigen die Standards, die Beschwerden gehen zurück und die Kunden bemerken den Unterschied.

FacilityApps wurde entwickelt, um diesen Verwaltungsaufwand zu reduzieren: Live-Daten werden ohne erneutes Eingeben oder Neuformatieren in übersichtliche Berichte umgewandelt, sodass Vorgesetzte innerhalb von Sekunden einen Überblick über den Betriebsablauf erhalten.

Ihre Vorgesetzten sollten die Websites optimieren – und nicht Tabellenkalkulationen formatieren.