Bei FacilityApps arbeiten wir ständig an Innovationen, um Reinigungsvorgänge einfacher, schneller und transparenter zu gestalten. Wir sind stolz darauf, unsere neueste Funktion vorzustellen: mehrstufige Formulare. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden oder neuen digitalen Formulare auf die nächste Stufe zu heben, indem Sie Prozesse direkt in unserer Software und App über verschiedene Rollen in Ihrem Unternehmen hinweg rationalisieren.
Was sind Mehrschrittformulare?
Im Tagesgeschäft eines Reinigungsunternehmens wird ein Formular selten von nur einer Person bearbeitet. Denken Sie an Urlaubsanträge, Urlaubsgenehmigungen, Schadensberichte oder Qualitätskontrollen, die validiert oder genehmigt werden müssen.
Bislang wurden diese Schritte oft über verschiedene Kanäle abgewickelt (Aufgaben-Apps, E-Mail, WhatsApp oder Papier). Mit den neuen mehrstufigen Formularen wird ein Formular zu einem dynamischen Workflow. Ein Formular durchläuft mehrere Stufen und Benutzer, während alle Informationen zentral an einem Ort gespeichert werden.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Angenommen, ein Standortleiter möchte eine Bestellung für Verbrauchsmaterial aufgeben. Dieser Prozess ist nun in FacilityApps vollständig automatisiert:
Schritt 1 (Mitarbeiter): Der Mitarbeiter sendet die Bestellanfrage über die App. Schritt 2 (Manager): Der Bereichsleiter oder Standortleiter erhält eine Benachrichtigung in der App, überprüft die Anfrage, fügt eine digitale Signatur hinzu und kann einen Kommentar hinzufügen. Schritt 3 (Einkauf/Verwaltung): Das Beschaffungsteam erhält die genehmigte Anfrage, prüft sie und schließt den Bestellvorgang ab.
Das Ergebnis? Keine losen Papiere mehr, keine verlorenen E-Mails und eine viel schnellere Durchlaufzeit!
Anwendungen
Kaufanträge, zusätzliche Arbeitsaufträge und digitale Fernsignaturen. Übertragung neuer Standorte: Das Reinigungsteam führt die Erstreinigung durch, der Bauleiter prüft die Fertigstellung, der Kunde genehmigt sie. Arbeitsplatzinspektionen und Sicherheitsrunden: Mitarbeiter meldet eine Situation, HSE/Manager bewertet das Risiko, verantwortliche Person bestätigt die Lösung. Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Vorgesetzter vervollständigt die Angaben zum Arbeitsbeginn, Personalabteilung bestätigt die Angaben, neuer Mitarbeiter bestätigt den Erhalt der Anweisungen. Leistungsgespräche: Selbstbeurteilung des Mitarbeiters, Beurteilung durch den Vorgesetzten, Bestätigung durch die Personalabteilung/das Management.
Vorteile auf einen Blick
Vollständiger Kontext: Jeder Benutzer in der Kette sieht frühere Einträge, so dass Manager immer über die richtigen Informationen verfügen. Transparenter PDF-Export: Die generierten PDFs enthalten jetzt Zeitstempel pro Abschnitt, die genau zeigen, wer was und wann erledigt hat. Neue App-Übersicht: Der aktualisierte Abschnitt "Formulare" enthält die Registerkarte "Folgeschritte", die alle Formulare auflistet, die Ihre Eingabe erfordern, so dass nichts übersehen wird. Professionelles Erscheinungsbild: Kunden und Mitarbeiter erleben einen modernen, vollständig digitalen Workflow.
Andere Anwendungen für Reinigungsunternehmen
Neben den Urlaubsanträgen sind die Möglichkeiten endlos: Schadensmeldungen (Mitarbeiter meldet den Schaden, Vorgesetzter prüft und schätzt die Kosten, Management genehmigt die Reparatur), Bestellungen (Vorgesetzter bestellt Verbrauchsmaterial, Bereichsleiter genehmigt) und Onboarding (neuer Mitarbeiter gibt Daten ein, Disposition weist Standort zu, Personalabteilung prüft Ausweisdokumente).
Möchten Sie wissen, wie diese Funktion in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann? Fordern Sie eine Demo an!