Chez FacilityApps, nous continuons à innover pour rendre les opérations de nettoyage plus faciles, plus rapides et plus transparentes. Nous sommes fiers de vous présenter notre nouvelle fonctionnalité : les formulaires en plusieurs étapes. Cette fonctionnalité vous permet de faire passer vos formulaires numériques existants ou nouveaux au niveau supérieur en rationalisant les processus directement au sein de notre logiciel et de notre application pour les différents rôles de votre organisation.
Qu'est-ce qu'un formulaire en plusieurs étapes ?
Dans les activités quotidiennes d'une entreprise de nettoyage, un formulaire est rarement traité par une seule personne. Pensez aux demandes de congés, aux approbations de vacances, aux rapports de dommages ou aux inspections de qualité qui nécessitent une validation ou une approbation.
Jusqu'à présent, ces étapes étaient souvent gérées par différents canaux (applications de tâches, e-mail, WhatsApp ou papier). Avec les nouveaux formulaires à étapes multiples, un formulaire devient un flux de travail dynamique. Un formulaire passe par plusieurs étapes et utilisateurs, tandis que toutes les informations sont stockées de manière centralisée en un seul endroit.
Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ?
Supposons qu'un responsable de site veuille passer une commande de consommables. Ce processus est désormais entièrement automatisé dans FacilityApps :
Étape 1 (employé) : L'employé soumet la demande de commande via l'application. Étape 2 (Responsable) : Le responsable régional ou le responsable du site reçoit une notification dans l'application, examine la demande, ajoute une signature numérique et peut ajouter un commentaire. Étape 3 (Achats/Administration) : L'équipe chargée des achats reçoit la demande approuvée, la vérifie et termine le processus de commande.
Le résultat ? Plus de papiers volants, plus d'e-mails perdus et un délai d'exécution beaucoup plus rapide !
Applications
Demandes d'achat, demandes de travaux supplémentaires et signatures numériques à distance. Transfert de nouveaux sites : l'équipe de nettoyage effectue le nettoyage initial, le responsable du site vérifie l'achèvement des travaux, le client donne son accord. Inspections du lieu de travail et rondes de sécurité : l'employé signale une situation, le responsable HSE évalue le risque, la personne responsable confirme la solution. Embarquement des nouveaux employés : le responsable complète les détails de départ, les RH confirment les détails, le nouvel employé confirme la réception des instructions. Entretiens d'évaluation : auto-évaluation de l'employé, évaluation par le manager, confirmation par les RH/la direction.
Les avantages en un coup d'œil
Contexte complet : chaque utilisateur de la chaîne voit les entrées précédentes, de sorte que les responsables disposent toujours des bonnes informations. Exportation PDF transparente : les PDF générés contiennent désormais des horodatages par section, indiquant exactement qui a complété quoi et quand. Nouvelle vue d'ensemble de l'application : la nouvelle section "Formulaires" contient l'onglet "Étapes de suivi", qui répertorie tous les formulaires nécessitant une saisie, de sorte que rien n'est oublié. Un aspect et une convivialité professionnels : les clients et les employés bénéficient d'un flux de travail moderne et entièrement numérique.
Autres applications pour les entreprises de nettoyage
Au-delà des demandes de congé, les possibilités sont infinies : rapports de dommages (l'employé signale les dommages, le superviseur les inspecte et en estime le coût, la direction approuve la réparation), commandes (le superviseur commande les consommables, le responsable de secteur les approuve) et intégration (le nouvel employé saisit ses données, le planning lui assigne un lieu, les RH vérifient ses documents d'identité).
Vous souhaitez savoir comment cette fonctionnalité peut s'appliquer à votre organisation ? Demandez une démonstration !