Alles über die Datenschutz-Grundverordnung
Reinigungsunternehmen über DSGVO: 'Wir fangen wieder von vorne an'
FacilityApps und Nocore, die eine Partnerschaftsvereinbarung zur Verknüpfung geschlossen haben, organisierten am Freitag, 16. Februar, einen Einführungsnachmittag zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Reinigungsunternehmen. Eines der wichtigsten Gesetze unserer Zeit, das große Auswirkungen auf Reinigungsunternehmen hat. Das Gesetz tritt Ende Mai 2018 in ganz Europa in Kraft. Diese Gesetzgebung, international als General Data Protection Regulation (GDPR) bezeichnet, bietet Bürgern mehr Schutz vor missbräuchlicher Nutzung ihrer personenbezogenen Daten. Wie? Unter anderem durch strengere Anforderungen an Arbeitgeber. Drei Referenten mit großer Erfahrung und Affinität zur DSGVO wurden eingeladen.
'Die DSGVO gibt Betroffenen nicht unbedingt viel mehr Rechte, aber unter dem Bundesdatenschutzgesetz haben wir es nicht so gut gemacht', beginnt Peter Karregat, DSGVO-Berater. Deshalb seien die Änderungen dennoch groß, erwartet er. Karregat wurde als Experte eingeladen, das Gesetz verständlich zu erklären. 'Das neue Gesetz verlangt von Arbeitgebern, expliziter nachzuweisen, wie sie personenbezogene Daten schützen. Andernfalls riskieren sie hohe Strafen.'
Nicht mailen, sondern einsehen
Für viele Reinigungsunternehmen ist es beispielsweise üblich, auf Anfrage von Kunden ein polizeiliches Führungszeugnis auszustellen. Kurz scannen und per E-Mail verschicken – fertig. Das war bisher völlig normal. Die DSGVO ändert dies. Karregat: 'Einfach mailen geht nicht. Besser ist es, Kunden einzuladen, wenn sie Führungszeugnisse einsehen möchten. Oder Sie legen als Reinigungsunternehmen vertraglich fest, dass jeder ein aktuelles Führungszeugnis hat.'
Ein weiteres Beispiel: Menschen müssen das Kästchen 'Möchten Sie unseren Newsletter erhalten?' bewusst ankreuzen, anstatt dass es automatisch angekreuzt ist. Und ruft ein Kunde an, um die Adresse eines Kollegen für eine Geburtstagskarte zu erfragen? Die Weitergabe der Adresse ist nicht erlaubt.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen
Für viele Reinigungsunternehmen bedeutet dies eine neue Richtlinie. Karregat rät: Schreiben Sie eine Datenschutzerklärung, nehmen Sie Datenschutz in einen Verhaltenskodex auf (was dürfen und können Mitarbeiter, und was nicht?), bestellen Sie gegebenenfalls einen Datenschutzbeauftragten und machen Sie nachweisbar, dass Sie sensibilisiert wurden. Wie im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das bald verpflichtend ist. Darin steht, welche Daten Sie von wem erfassen. Aber auch zu welchem Zweck, wie Sie sie schützen, wem Sie sie weitergeben bzw. Einblick gewähren und wer verantwortlich ist.
Potenzielle Datenlecks in Facility, Reinigung und Gebäuden
Eric Kok, COO von FacilityApps, übersetzt das Gesetz in die Reinigungspraxis. Er merkt an, dass Objektleiter keine Fotos von Personalausweisen mehr mit ihrem eigenen Handy machen und sie per privater E-Mail an die Personalabteilung senden dürfen. 'In diesem Beispiel allein gibt es bereits etwa fünf Verstöße', sagt er. 'Denn: Woher wissen Sie, dass der Objektleiter diese Fotos danach löscht? Und wie speichert die Personalabteilung die Datei? Das alles sind potenzielle Datenlecks.' Laut Frank den Dungen, Qualitätsberater bei Nocore, der im Auftrag von Nocore einen Vortrag über das Qualitätsmanagementsystem (QMS) und die DSGVO hielt, ist ein Datenleck oft ein Bewusstseinsfehler: 'Dabei können wir helfen.'
Reinigungsunternehmen: „Von vorne anfangen"
Dennoch war es für die vielen anwesenden Reinigungsunternehmen ein Schock. „Wir fangen wieder von vorne an", wurde festgestellt. Kunden von FacilityApps und Nocore müssen sich keine allzu großen Sorgen machen. Die beiden Unternehmen garantieren, dass ihre Software konform ist. Darüber hinaus begleiten sie ihre Kunden bei der neuen DSGVO. Obwohl jedes Reinigungsunternehmen es letztendlich selbst umsetzen muss.
Präsentationen zu DSGVO für Workforce Management herunterladen
Klicken Sie auf die Links und Sie können angeben, welche Präsentation Sie erhalten/herunterladen möchten.
• Präsentation DSGVO-Spezialist Peter Karregat
• Präsentation Eric Kok über DSGVO in der Reinigung
• Präsentation Frank van den Dungen (Nocore)
• Vorlage Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Wenn Sie einen der oben genannten Herren kontaktieren möchten, füllen Sie bitte unser Kontaktformular aus. Wir beantworten gerne Ihre Fragen zur DSGVO.