Bij FacilityApps blijven we innoveren om schoonmaakoperaties eenvoudiger, sneller en transparanter te maken. We zijn trots onze nieuwste functie te introduceren: meerstappenformulieren. Met deze functie kunt u uw bestaande of nieuwe digitale formulieren naar een hoger niveau tillen door processen direct binnen onze software en app te stroomlijnen over verschillende rollen in uw organisatie.
Wat zijn meerstappenformulieren?
In de dagelijkse bedrijfsvoering van een schoonmaakbedrijf wordt een formulier zelden door slechts één persoon afgehandeld. Denk aan verlofaanvragen, vakantiegoedkeuringen, schademeldingen of kwaliteitsinspecties die validatie of goedkeuring vereisen.
Tot nu toe werden deze stappen vaak afgehandeld via verschillende kanalen (taak-apps, e-mail, WhatsApp of papier). Met de nieuwe meerstappenformulieren wordt een formulier een dynamische workflow. Eén formulier doorloopt meerdere fases en gebruikers, terwijl alle informatie centraal op één plek bewaard blijft.
Hoe werkt het in de praktijk?
Stel: een locatiebeheerder wil een bestelling plaatsen voor verbruiksartikelen. Dit proces is nu volledig geautomatiseerd binnen FacilityApps:
Stap 1 (Medewerker): De medewerker dient de bestelaanvraag in via de app. Stap 2 (Manager): De regiomanager of locatiebeheerder ontvangt een melding in de app, beoordeelt het verzoek, voegt een digitale handtekening toe en kan een opmerking toevoegen. Stap 3 (Inkoop/Administratie): Het inkoopteam ontvangt de goedgekeurde aanvraag, verifieert deze en voltooit het bestelproces.
Het resultaat? Geen losse papieren meer, geen verloren e-mails en een veel snellere doorlooptijd!
Toepassingen
Inkoopverzoeken, meerwerk aanvragen en digitale handtekeningen op afstand. Overdracht van nieuwe locaties: schoonmaakteam voert eerste schoonmaak uit, locatiebeheerder controleert de voltooiing, klant keurt goed. Werkplekinspecties en veiligheidsrondes: medewerker meldt een situatie, HSE/manager beoordeelt het risico, verantwoordelijke bevestigt de oplossing. Onboarding van nieuwe medewerkers: manager vult begingegevens in, HR bevestigt gegevens, nieuwe medewerker bevestigt ontvangst van instructies. Functioneringsgesprekken: zelfevaluatie medewerker, beoordeling door manager, bevestiging door HR/management.
Voordelen op een rij
Volledige context: elke gebruiker in de keten ziet vorige invoer, zodat managers altijd de juiste informatie hebben. Transparante PDF-export: gegenereerde PDF's bevatten nu tijdstempels per sectie, die precies tonen wie wat en wanneer heeft ingevuld. Nieuw app-overzicht: in de bijgewerkte sectie 'Formulieren' vindt u het tabblad 'Vervolgstappen', waarop alle formulieren staan die uw invoer vereisen, zodat er niets wordt gemist. Professionele uitstraling: klanten en medewerkers ervaren een moderne, volledig digitale workflow.
Andere toepassingen voor schoonmaakbedrijven
Buiten verlofaanvragen zijn de mogelijkheden eindeloos: schademeldingen (medewerker meldt schade, leidinggevende inspecteert en maakt kostenraming, management keurt reparatie goed), bestellen (leidinggevende bestelt verbruiksartikelen, regiomanager keurt goed), en onboarding (nieuwe medewerker voert gegevens in, planning wijst locatie toe, HR verifieert identiteitsdocumenten).
Geïnteresseerd in hoe deze functie voor uw organisatie kan werken? Vraag een demo aan!