Technische systeemeisen

Dit document beschrijft de technische uitgangspunten voor een veilige en betrouwbare inzet van FacilityApps.

1. Doel en toepassingsgebied

FacilityApps is een cloudgebaseerd softwareplatform voor schoonmaak- en facilitaire organisaties. Het bestaat uit:

• Een mobiele app voor uitvoerende medewerkers, leidinggevenden en andere gebruikers op locatie.
• Een webportal voor planning, beheer, monitoring en rapportage.

2. Ondersteunde besturingssystemen

2.1 Mobiele app

2.2 Computers en laptops

Voor gebruik van de webportal is geen lokale installatie vereist. De portal kan in beginsel worden gebruikt op:

• Windows 11;
• Recente macOS-versies;
• ChromeOS.

3. Ondersteunde browsers

Voor de webportal geldt de volgende browserstandaard:

4. Mobiele apparaatvereisten

Afhankelijk van de geactiveerde modules kan FacilityApps toegang nodig hebben tot de volgende apparaatfuncties:

Aanbevolen apparaatspecificaties

• Minimaal 3 GB werkgeheugen; bij voorkeur 4 GB of meer.
• Minimaal 1 GB vrije opslagruimte.
• Een werkende camera met autofocus voor QR-codes.
• GPS-functionaliteit wanneer locatiecontrole wordt gebruikt.
• NFC-functionaliteit wanneer NFC-tags worden toegepast.
• Een actief Google Play- of Apple App Store-account, of centrale distributie via Mobile Device Management (MDM).
• Automatische installatie van app- en beveiligingsupdates.
• Een passende databundel bij gebruik buiten wifi-netwerken.

5. Hosting en gegevensopslag

FacilityApps wordt aangeboden als cloudoplossing. Het schoonmaakbedrijf hoeft hiervoor normaal gesproken geen lokale applicatieserver of database te installeren of te beheren.

5.1 Hosting en beveiliging

De FacilityApps-omgeving wordt gehost bij Amazon Web Services (AWS) in de EU-regio Ierland. AWS verzorgt de beveiliging en beschikbaarheid van de onderliggende cloudinfrastructuur, waaronder de datacenters, hardware en netwerkvoorzieningen.

AWS beschikt voor zijn cloudinfrastructuur over verschillende onafhankelijke certificeringen en auditrapporten, waaronder ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 en SOC-rapportages. De toepasselijkheid hiervan is afhankelijk van de gebruikte AWS-diensten en de inrichting van de FacilityApps-omgeving.

Actuele informatie is beschikbaar via AWS Compliance.

Het dataverkeer tussen apparaten, de FacilityApps-portal en de cloudomgeving verloopt via een beveiligde HTTPS/TLS-verbinding. De verwerking van persoonsgegevens valt onder de toepasselijke Europese privacywetgeving, waaronder de AVG/GDPR.

6. Authenticatie en gebruikersbeheer

Voor authenticatie en gebruikersbeheer gelden minimaal de volgende eisen:

• Iedere medewerker krijgt een persoonlijk account; gedeelde accounts zijn niet toegestaan.
• Rollen worden gescheiden, bijvoorbeeld medewerker, objectleider, rayonmanager, klant en beheerder.
• Alleen geautoriseerde beheerders mogen accounts en rechten wijzigen.
• Accounts worden direct gedeactiveerd bij uitdiensttreding.
• Het wachtwoordbeleid sluit aan op het informatiebeveiligingsbeleid van de klant.
• Beheerders gebruiken multifactorauthenticatie (MFA), indien beschikbaar.

7. Acceptatiecriteria vóór livegang

De oplossing kan technisch worden geaccepteerd wanneer aan de volgende criteria is voldaan:

• De app installeert en start op de geselecteerde Android- en iOS-apparaten.
• De portal werkt in de afgesproken browsers.
• Aanmelden, wachtwoordherstel en eventueel SSO/MFA functioneren.
• Rollen en rechten zijn correct ingericht.
• GPS, camera, QR en NFC functioneren waar van toepassing.
• Offline registratie en latere synchronisatie zijn getest.
• Foto's en documenten kunnen succesvol worden geüpload.
• Firewall, proxy en contentfiltering blokkeren geen noodzakelijke onderdelen.
• Integraties zijn succesvol getest.
• De verwerkersovereenkomst is goedgekeurd.
• Key users en beheerders zijn opgeleid.