Innovaties in schoonmaaktechnologie tijdens de coronacrisis

In dit artikel probeer ik kansen te bespreken die voor commerciële schoonmaakbedrijven liggen op het gebied van schoonmaakinnovatie en technologie. Ik heb hier zeker een dubbel gevoel bij, gezien het aantal slachtoffers en ernstig zieken. Maar ook persoonlijk omdat sommige van onze medewerkers direct door Corona zijn getroffen, zelfs met sterfgevallen. En ook als ondernemer. Ons nieuw geopende esports gaming center (H20 esports campus) is voorlopig helemaal niet open en ligt volledig stil. Ons online marketingbureau krijgt een zware klap, omdat marketingbudgetten worden gekort. Maar het is schoonmaken dat nu het verschil kan maken – en in de nabije toekomst. Want op een gegeven moment moet de wereld weer open, en die zal permanent zijn veranderd.

Het kostte me enige tijd om een nieuwe weg te vinden, omdat mijn werk van de ene op de andere dag volledig is veranderd. Iedereen zal het uiterste moeten doen om deze tijd door te komen. Ondertussen ben ik in een 'wat kan er nu gedaan worden'-modus en probeer ik in deze blog perspectief te creëren voor schoonmaakondernemers. Schoonmaakbedrijven actief in ziekenhuizen en voedselproductie zijn drukker dan ooit. Voor diegenen die actief zijn in bijvoorbeeld hotels, vakantieparken, overheidsgebouwen en transport is het een ander verhaal. Misschien is het tijd voor hen om hun bedrijf opnieuw te overdenken en zich voor te bereiden op de toekomst?

Branches die groeien zijn voor 80% online/tech-bedrijven

Overal om ons heen zien we ondernemers kansen grijpen. Ik heb ze in mijn eigen netwerk. Van een ondernemer die honderdduizenden mondkapjes liet maken in verschillende fabrieken over de hele wereld, tot ondernemers in de horeca die binnen één dag op online verkoop overstapten. Maar ook initiatieven en ideeën die nu sneller geïmplementeerd moeten worden, bijvoorbeeld in onderwijs of sport. Waar de nood het grootst is, worden mensen en ondernemers creatief om met deze zware omstandigheden om te gaan.

Waar liggen de kansen in de schoonmaak tijdens de coronacrisis?

Je hebt niet overal invloed op, maar wel op veel dingen. Misschien zijn er projecten waar je nu plotseling tijd voor hebt om aan te werken. Hieronder een aantal dingen die, op basis van mijn eigen ervaring van de afgelopen jaren, klaar kunnen zijn voor een versnelling. Natuurlijk is dit deels bedrijfspropaganda, maar of je dit nu doet via het FacilityApps app-platform of via collega's (Leviy, CleanJack, LOSK), dat maakt nu niet echt uit.

Kans 1: Corona extra reden om sneller afscheid te nemen van papierwerk en 100% digitaal te gaan werken

Het is de afgelopen jaren bewezen dat het vervangen van papier door digitale tools bedrijfsvoering efficiënter en goedkoper maakt. Vaak wordt iets belangrijks over het hoofd gezien: snelheid. De processen in je organisatie kunnen worden versneld, zodat je sneller kunt reageren op klachten en problemen. Sneller reageren op incidenten en dan sneller reageren met je personeel. Ondanks deze voordelen zien we nog steeds veel papieren werkorders, werkprogramma's/taken, productinformatiebladen, HACCP/inspectieformulieren, vragenlijsten en checklists. Papier is gemakkelijk, flexibel en kan ook achteraf worden ingevuld. Het is gemakkelijk en blijft daarom aan deze 'ouderwetse manier van denken' kleven.

We begrijpen ook dat er een business case is die niet voor iedereen duidelijk is, omdat we wel moeten investeren in digitalisering. Mobiele apparaten, software, training, etc… Zoals een van onze klanten (die het hele bedrijf wel implementeerde) onlangs in een interview zei: Zou je het opnieuw doen? Ik zou het veel eerder en sneller door de hele organisatie hebben gedaan.

Nu met Corona is er een extra reden om afscheid te nemen van papier. Omdat het virus ook via geld/papier kan worden doorgegeven en enige tijd kan 'overleven'. We zien overal de 'contactloze levering', dus we wisselen zeker geen papier en pen uit. Wij zelf hebben ervaren dat een koerier zijn handtekening op een leveringsbon moest zetten, omdat we zijn papier niet mochten aanraken. Dus dit is een extra reden om je medewerkers de verandering te laten maken, want het blijft een veranderproces.

Ik heb zelfs een aantal ondernemers in de schoonmaakbranche gezien die met een veel kleiner kantoor kunnen werken.

Handtekening op afstand

Een van de dingen die FacilityApps op de roadmap had was de handtekening op afstand. Dit betekent dat bijvoorbeeld een werkorder of offerte op de werkvloer wordt gemaakt, maar de klant niet aanwezig is om het direct op een tablet te tekenen. In dat geval zou de klant een e-mail ontvangen met het verzoek om het goed te keuren. Er zijn al aparte tools voor, maar voor schoonmaakbedrijven zou het handig zijn als ze digitaal en veilig van overal kunnen tekenen zonder te printen, tekenen en scannen.

Vaak worden de kosten van de papieren oplossingen niet correct geschat. De hoeveelheid tijd die verloren gaat door papieren formulieren die in andere systemen worden overgetypt, informatie die onleesbaar is geworden, of formulieren die zoekraken, etc… Bedrijven zien daarom soms de business case niet, terwijl die er wel is!

Kans 2: Je bedrijf online beheren bespaart leiderschap

De hele wereld gebruikt de afgelopen weken conferentietools. Overleg moet nu online plaatsvinden zonder fysiek contact. Consultancy moet online plaatsvinden. Onderwijs moet online plaatsvinden. Dingen die veel mensen onmogelijk of beter fysiek vonden, MOETEN nu online plaatsvinden. Er is geen optie om het niet te doen, en dan blijkt dat er heel veel kan en al wordt gedaan. Natuurlijk met goede wil van iedereen, want behalve de noodzaak vereist dit ook gewenning.

Kan dit ook in de schoonmaak?

Veel schoonmaakbedrijven zijn nog steeds top-down georganiseerd en er is veel controle nodig via verschillende lagen. Kunnen we deze crisis gebruiken om meer direct en online contact te hebben met schoonmakers? Wat is er voor nodig? Eigenlijk alleen een smartphone. De afgelopen jaren heb ik al een ebook geschreven over 'Smartphonegebruik in de schoonmaak' en heb ik er ook een webinar over opgenomen. Dit omdat ik ervan overtuigd ben dat de smartphone uiteindelijk een essentieel gereedschap van een schoonmaker wordt.

Als schoonmakers nu hun eigen smartphone op het werk zouden gebruiken, zou er veel meer mogelijk worden. Denk er eens over na:

• Verdere eliminatie van papier, zie ook kans 1. Papier is een mogelijke verspreider van virussen. Als iedereen administratie op zijn eigen telefoon doet (van werkorders tot taken en werkprogramma's tot het opzoeken van documenten), dan is dat papier niet meer nodig;
• Weet in realtime wie waar werkt en wat er is gedaan (uiteraard AVG-privacyproof);
• Inzicht in hoe laat medewerkers inchecken op een locatie/object;
• Schoonmaakpersoneel dat altijd onderweg is met de meest recente en correcte gegevens: digitaal werkprogramma/taken. Maar ook documenten zoals veiligheidsbladen!
• Klanten die realtime en online kunnen zien wat er op hun terrein gebeurt;
• Mogelijkheid om (extra of aparte) taken af te vinken (van dagelijks tot periodiek) of werkorders aan te maken en direct te laten goedkeuren;
• Elke medewerker krijgt alleen toegang tot wat hij nodig heeft.
• Kortere communicatielijnen (bericht direct versturen via melding, taak of log);
• Chatten met een groep, bij voorkeur in een gecontroleerde omgeving. Let op: WhatsApp is mogelijk niet AVG-proof;
• Schoonmaakpersoneel kan hun ideeën/verbeteringen gemakkelijker melden;
• Directe communicatie is mogelijk tussen klanten, schoonmakers en managers via een digitaal logboek;
• Managers kunnen meer objecten op afstand beheren met 'management by exception' en toch beter geïnformeerd zijn over wat er gebeurt!
• Toegang tot belangrijke documenten overal en altijd;

Digitaal is realtime, dus het reageren op klachten in realtime wordt door klanten zeker gewaardeerd. Ze waarderen het zeker! Dus het draagt ook zeker bij aan klanttevredenheid!

Wil je meer weten over Smartphones in de schoonmaak?

Alles over het gebruik van smartphones voor je schoonmaakpersoneel met respect voor privacyregels.

GRATIS download

Kans 3: Methoden afdwingen en taken afvinken

Klanten klagen vaak over de onzichtbaarheid van schoonmaken. Is het echt gedaan? Waar is wel en niet schoongemaakt? Wanneer was dat voor het laatst? En is het goed gedaan met de juiste materialen en middelen? Intern doen schoonmaakbedrijven ook veel training, instructie, herinstructie en opleiding. Door het hoge verloop is dit geen gemakkelijke taak. En uiteindelijk willen klanten en eindgebruikers zien dat dit is uitgevoerd.

Nu meer dan ooit is een brede groep in de samenleving zich ervan bewust dat dit super belangrijk is! Mensen zoeken veel meer op Google naar schoonmaakmiddelen en desinfectiemiddelen. Handhygiëne en handen wassen is een hot topic!

Aantoonbaar schoon heeft in het coronatijdperk een extra lading gekregen, die waarschijnlijk permanent is. Er is meer aandacht dan ooit voor desinfectie. We zien video's uit China dat hele straten en steden worden gedesinfecteerd. Zelfs in kantoren gaan ze langs en spuiten alles vol met desinfectiemiddelen. Maar we mogen de basis van schoonmaken niet vergeten.

Terug naar de basis: tips voor veilig en verantwoord schoonmaken

Qualis kwam met een document over 'de basis', met de belangrijkste tips voor veilig en verantwoord schoonmaken in deze coronatijd:

• Denk goed na over de frequentie van het werk. De hogere rand is veel minder belangrijk dan het werk aan: trapleuningen, deurklinken, telefoons, stoelen, goede reiniging en desinfectie van toiletten, urinoirs en kranen, etc.
• De routing/volgorde van het werk is nu ook belangrijk. Zorg dat er geen kruisbesmetting is. Eindig het werk bij de (voor)deur en tenslotte de grendel van het gebouw.
• De juiste middelen zijn nu heel belangrijk. Alcoholische reinigingsmiddelen hebben een desinfecterende werking mits ze in de juiste verhoudingen en op de juiste manier worden gebruikt.
• Microvezeldoeken zijn een uitstekend alternatief, maar gebruik ze zoals bedoeld! Minimaal 8 schone en goed gewassen doeken bij een 2 uur taak is een richtlijn. Doe gebruikte doeken in een wasnet. Houd schone en gebruikte doeken strikt gescheiden. Gebruik schone doeken en dweilen voor elke kamer. Werk nu liever met wegwerpdoeken.
• Een open deur voor velen natuurlijk, maar toiletten kunnen alleen met handschoenen worden schoongemaakt. Nu is het ook belangrijk dat de handschoenen tijdens de rest van het werk worden gedragen.
• Trek na elke kamer nieuwe handschoenen aan
• Maak al je materialen goed schoon na het werk
• Zorg voor schone werkkleding

Maar hoe zorg je als schoonmaakbedrijf ervoor dat dit ook op deze manier wordt gedaan? Hoe weet je zeker dat dit elke dag gebeurt en hoe garandeer je dat? En hoe laten we als schoonmaakbranche en schoonmaakbedrijf dit aan klanten zien? Hoe zorgen we ervoor dat eindgebruikers zoals reizigers, hotelgasten, kantoorwerkers, klanten en medewerkers met een veilig gevoel kunnen werken, niet alleen nu tijdens quarantaine, maar ook later wanneer iedereen de draad weer moet oppakken?

Er is een kans om dit samen met de klant te borgen!

Er is hier al veel mogelijk met apps en technologie. Taken met instructies (bijv. video of handleiding met subtaken) zodat er echt een controle is op de juiste uitvoering. Echte kwaliteitscontroles zijn ook mogelijk via steekproeven, zoals in de voedingsindustrie met ATP-controles. Maar nanotechnologie kan hier ook een oplossing bieden.

Kans 4: Voorbereiden en implementeren van Smart Data Driven Cleaning in combinatie met een Smart Building

Er is de afgelopen jaren steeds meer gesproken over het Internet of Things (IoT). Slimme gebouwen en slimme machines aangedreven door sensoren en software. Deze 'dingen' beginnen te 'praten' en in het algemeen wordt dit IoT genoemd. Ook in de schoonmaakbranche zijn er diverse pilots geweest. Sommigen zijn er enthousiaster over dan anderen. Juist nu bedrijven stil staan en veel gebouwen en zelfs openbare plekken nauwelijks of niet bezet zijn, is er een kans om je voor te bereiden op de toekomst.

Stel je voor dat je weet welke gebouwen en ruimtes binnenkort in gebruik zijn en met welk bezettingspercentage? En stel je voor dat je live kunt zien wanneer ze voor het laatst zijn schoongemaakt, gedesinfecteerd of gedecontamineerd? Dit wordt essentieel in het post-coronatijdperk, misschien om nieuwe corona-uitbraken te voorkomen.

Als je dit verder doorvoert, kun je veel meer. Zijn de juiste schoonmaakmaterialen gebruikt? Worden dweilen op tijd gewisseld? Worden schone en gebruikte doeken strikt gescheiden gehouden? Worden schone doeken en schone dweilen in elke kamer gebruikt? Technologie heeft al deze uitdagingen nog niet opgelost, maar het bestaat al.

Welke apparatuur gebruiken we? Hoe effectief worden ze gebruikt en door wie? Worden ze überhaupt gebruikt? Hoe vaak en waar zijn ze? Wat voor mensen zijn er op bepaalde plekken? En wat is hun status? Ben je niet/ben je ziek geweest, heb je koorts gehad?

Vaak gingen IoT-projecten in het verleden om verschillende redenen niet door. Vanuit schoonmaakperspectief is de vraag wie gaat betalen, want het gebouw is niet van het schoonmaakbedrijf, noch van de klant. En de opbrengst is ook niet 100% duidelijk, hoewel diverse pilots hebben aangetoond dat meer efficiëntie en dus tijdsbesparing en grotere tevredenheid kunnen worden bereikt. Maar voor wie is dit het voordeel? Ook de vraag wie de eigenaar is van de data is belangrijk waar het soms misgaat, of wat er nodig is qua infrastructuur (privacy, datadeling, wifi-gebruik van klant, etc.).

Ook moeten dingen altijd worden geïnstalleerd. Nu de wereld grotendeels stil staat, kan dit de ultieme kans zijn om dit soort innovatieve projecten voor te bereiden en te installeren.

De meest recente IoT-toepassing – De Smart Washroom

Gewekt uw interesse? Ontdek meer door de pagina te bezoeken over de recente ontwikkeling van de Smart Washroom met Ophardt Hygiene. Smart Washroom