Tout sur le Règlement général sur la protection des données

Entreprises de nettoyage sur le RGPD : « Nous repartons de zéro »

FacilityApps et Nocore, qui ont signé un accord de partenariat pour se lier, ont organisé le vendredi 16 février une après-midi d'introduction sur le Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les entreprises de nettoyage. L'une des lois les plus importantes de notre époque, qui a un impact majeur sur les entreprises de nettoyage. La loi entrera en vigueur dans toute l'Europe fin mai 2018. Cette législation, appelée internationalement General Data Protection Regulation (RGPD), offre aux citoyens une meilleure protection contre l'utilisation abusive de leurs données personnelles. Comment ? En imposant notamment des exigences plus strictes aux employeurs. Trois intervenants ont été invités avec une grande expérience et affinité dans le domaine du RGPD.

'Le RGPD ne donne pas beaucoup plus de droits aux personnes concernées, mais sous l'ancienne loi sur la protection des données personnelles nous ne faisions pas si bien', commence Peter Karregat, consultant RGPD. C'est pourquoi les changements sont importants, selon lui. Karregat a été invité comme expert pour expliquer clairement la loi. 'La nouvelle loi exige des employeurs qu'ils démontrent plus explicitement comment ils protègent les données personnelles. Sinon, ils risquent de fortes amendes.'

Ne pas envoyer par e-mail, mais consulter

Pour de nombreuses entreprises de nettoyage, par exemple, il est d'usage de fournir aux clients une attestation de bonne conduite sur demande. Scannez et envoyez par e-mail – c'est fait. C'était tout à fait normal jusqu'à présent. Le RGPD change cela. Karregat : « Vous ne pouvez pas simplement envoyer par e-mail. Il vaut mieux inviter les clients s'ils souhaitent consulter les attestations. Ou, en tant qu'entreprise de nettoyage, vous pouvez stipuler contractuellement que tout le monde a une attestation à jour. »

Un autre exemple : les personnes devront cocher consciemment la case « Souhaitez-vous recevoir notre newsletter ? », plutôt que de la laisser cochée automatiquement. Et si un client appelle pour demander l'adresse d'un collègue pour une carte d'anniversaire ? Fournir l'adresse n'est pas autorisé.

Créer un registre des activités de traitement

Pour de nombreuses entreprises de nettoyage, cela signifie une nouvelle politique. Karregat conseille : rédigez une politique de confidentialité, incluez la confidentialité dans un code de conduite (que peuvent et peuvent faire les employés, et quoi pas ?), désignez (si nécessaire) un délégué à la protection des données et prouvez que vous avez été sensibilisé. Comme dans le registre des activités de traitement, qui sera bientôt obligatoire. Celui-ci indique quelles données vous enregistrez de qui. Mais aussi à quelle fin, comment vous les protégez, à qui vous les transmettez / donnez accès, et qui est responsable.

Fuites de données potentielles en facility, nettoyage et bâtiments

Eric Kok, COO de FacilityApps, traduit la loi en pratique de nettoyage. Il note que les responsables de site ne peuvent plus prendre des photos d'un certificat d'identité avec leur propre téléphone et les envoyer au RH par e-mail privé. « Dans cet exemple seul, il y a déjà environ cinq violations », dit-il. « Car : comment savez-vous que le responsable de site supprimera ces photos ensuite ? Et comment le RH stocke-t-il le fichier ? Tout cela constitue des fuites de données potentielles. » Selon Frank den Dungen, consultant qualité chez Nocore, qui a donné une présentation au nom de Nocore sur le système de management de la qualité (SMQ) et le RGPD, une fuite de données est souvent une erreur de conscience : « Nous pouvons vous aider. »

Entreprises de nettoyage : « Repartir de zéro »

Pourtant, ce fut un choc pour les nombreuses entreprises de nettoyage présentes. « Nous repartons de zéro », a-t-on remarqué. Les clients de FacilityApps et Nocore n'ont pas à s'inquiéter trop. Les deux entreprises garantissent que leur logiciel est conforme. En outre, ils accompagnent leurs clients vers le nouveau RGPD. Bien que chaque entreprise de nettoyage doive finalement le faire elle-même.

Télécharger les présentations sur le RGPD pour la gestion de la main-d'œuvre

Cliquez sur les liens et vous pouvez indiquer quelle présentation vous souhaitez recevoir/télécharger.

• Présentation spécialiste RGPD Peter Karregat

• Présentation Eric Kok sur le RGPD dans le nettoyage

• Présentation Frank van den Dungen (Nocore)

• Exemple de registre des activités de traitement

Si vous souhaitez contacter l'un des messieurs ci-dessus, veuillez remplir notre formulaire de contact. Nous sommes heureux de répondre à vos questions sur le RGPD.