Innovatie door Digitalisering van de Schoonmaak tijdens de Corona crisis

Innovatie door Digitalisering van de Schoonmaak tijdens de Corona crisis

In dit artikel probeer ik in te gaan op kansen die er liggen voor schoonmaakbedrijven. Ik heb hier zeker een dubbel gevoel bij, gezien het aantal slachtoffers en ernstig zieke mensen. Maar ook privé omdat er werknemers van ons direct getroffen zijn door Corona en niet zo heel veel verder weg zelfs met dodelijke slachtoffers. En ook als ondernemer. Ons net geopende esports gaming centrum (H20 esports campus) kan voorlopig helemaal niet open en ligt compleet stil. Ons online marketing bureau krijgt hele zware klappen, want er wordt flink gesneden in marketingbudgetten. Maar juist de schoonmaak kan nu – en in de nabije toekomst – een verschil gaan maken. Want de wereld zal op een gegeven moment weer open moeten, en blijvend veranderd zijn.

Ik heb zelf wel enige tijd nodig gehad om een nieuwe weg te vinden, want ook mijn werkzaamheden zijn van de één op de andere dag compleet veranderd. Iedereen zal zich tot het uiterste moeten inspannen om door deze tijd heen te komen. Inmiddels zit ik in een modus ‘wat kan er nu wel’ en probeer ik in dit blog voor schoonmaak ondernemers perspectief te creëren. Schoonmaakbedrijven actief in ziekenhuizen en food productie hebben het drukker dan ooit. Zij die actief zijn in bijvoorbeeld hotels, vakantieparken, overheidsgebouwen en vervoer, daar is het een totaal ander verhaal. Misschien voor hen juist tijd om zaken anders in te gaan richten en nu zaken voor te bereiden voor de toekomst? 

Branches die groeien zijn 80% online/tech businesses

Om ons heen zien we ondernemers die kansen grijpen. Ik heb ze in mijn eigen netwerk zitten. Van een ondernemer die honderdduizenden mondkapjes liet maken in verschillende fabrieken in de wereld, tot ondernemers in de horeca die binnen 1 dag geswitcht zijn naar online verkoop. Maar ook initiatieven en ideeën die nu sneller geïmplementeerd moeten worden, bijvoorbeeld in het onderwijs of in de sport. Daar waar de nood het hoogst is, worden mensen en ondernemers creatief om met deze heftige omstandigheden om te gaan. 

Waar liggen de kansen in de schoonmaak tijdens de Corona crisis?

Je hebt niet op alles invloed, maar op heel veel dingen wel. Misschien blijven er projecten liggen waar je nu plotseling de tijd voor hebt om aan te kunnen werken. Hieronder een aantal zaken die vanuit mijn eigen ervaringen van de afgelopen jaren wellicht klaar zijn voor een versnelling. Natuurlijk is dit deels bedrijfs propaganda, maar of je dit nu doet via het app platform van FacilityApps of via concullega’s (Leviy, CleanJack, LOSK), dat doet er nu even niet zoveel toe.

Kans nummer 1: Corona extra reden om de papierwinkel versneld vaarwel te zeggen en 100% digitaal te gaan werken

Er is in de laatste jaren bewezen dat papier vervangen door digitale hulpmiddelen de bedrijfsvoering efficiënter en goedkoper maakt. Vaak wordt er iets belangrijks over het hoofd gezien, namelijk de snelheid. De processen in je organisatie kunnen versneld worden, dus sneller reageren op klachten en problemen. Sneller reageren op incidenten en vervolgens sneller reageren met je bezetting. Ondanks deze voordelen, zien we nog steeds veel papieren werkbonnen, werkprogramma’s/taakkaarten, productinformatiebladen, HACCP/VCA/inspectieformulieren, vragenlijsten en checklists. Papier is gemakkelijk, flexibel en geduldig en kan ook achteraf ingevuld worden. Dat is gemakkelijk en daardoor wordt er nog steeds vastgehouden aan dit ‘oude vertrouwde denken’.

Ook snappen wij dat er een business case is die niet voor iedereen duidelijk is, want er moet wel degelijk geïnvesteerd worden in digitalisering. Mobiele apparaten, software, opleiding etc… Zoals een van onze klanten (die wel het hele bedrijf geïmplementeerd hebben) laatst in een interview zei: Zou je het opnieuw gedaan hebben? ‘Ik zou het veel eerder en sneller binnen de gehele organisatie hebben gedaan.’ 

Nu met Corona is er nog een extra reden gekomen om afscheid te nemen van papier. Want het virus kan ook via geld/papier worden doorgegeven en enige tijd ‘overleven’. We zien overal de “contactless delivery”, dus zeker geen papier en pen uitwisselen. Wij hebben zelf meegemaakt dat een koerier zelf zijn handtekening moest zetten op een afleverbon, want wij mochten zijn papier niet aanraken. Dit is dus een extra reden om jouw medewerkers de verandering te laten maken, want het blijft wel een veranderingsproces. 

Ik heb zelfs een aantal ondernemers gezien in de schoonmaakbranche die met een veel kleiner kantoor hun operatie kunnen bedienen. 

Handtekening op afstand
Een van de zaken die FacilityApps op de roadmap hadden staan was het zetten van een handtekening op afstand. Dit betekent dat er bijvoorbeeld een werkbon of offerte wordt gemaakt op de werkvloer, maar dat de klant niet aanwezig is om deze direct te tekenen op een tablet. Dan zou deze dus binnenkomen bij de klant via een mail met het verzoek om deze te accorderen. Hier bestaan al wel losse tools voor, maar voor schoonmaakbedrijven zou het handig zijn als ze vanaf waar dan ook direct digitaal en veilig kunnen tekenen zonder printen, tekenen en scannen.

Vaak worden de kosten van de papieren oplossingen niet juist ingeschat. Hoeveel tijd er wordt gespendeerd, dus verloren gaat door papieren formulieren die in andere systemen opnieuw overgetypt worden, informatie die onleesbaar is geworden, of formulieren die wegraken, etc… Bedrijven zien daarom soms de business case niet, terwijl die er wel degelijk is!

Kans nummer 2: Online je bedrijf besturen bespaart leiding

De hele wereld is conference tools gaan gebruiken in de afgelopen weken. Overleg moet nu online plaatsvinden zonder fysiek contact. Consultancy moet online plaatsvinden. Onderwijs moet online plaatsvinden. Zaken waarvan veel mensen dachten dat dat niet kon of beter was om fysiek te doen, MOETEN nu online. Er is geen optie om dat niet te doen, en dan blijkt dat er heel veel al wel kan en lukt. Natuurlijk met goede wil van iedereen, want los van de noodzaak vergt dit ook gewenning.

Kan dit ook in de schoonmaak? 

Nog steeds zijn veel schoonmaakbedrijven top-down georganiseerd en is er veel controle nodig via verschillende lagen. Kunnen we deze crisis gebruiken om directer en online contact te hebben met schoonmakers? Wat is daarvoor nodig? Eigenlijk alleen een smartphone. In de afgelopen jaren schreef ik al een ebook over ‘Smartphonegebruik in de schoonmaak’ en ook nam ik een webinar hierover op. Dit omdat ik ervan overtuigd ben dat de smartphone uiteindelijk een essentieel gereedschap van een schoonmaker wordt. 

Als schoonmakers nu hun eigen smartphone zouden inzetten bij het werk, wordt er plotseling heel veel meer mogelijk. Denk aan:

  • Verder uitbannen van papier, zie ook kans 1. Papier is een mogelijke verspreider van virussen. Als iedereen op zijn eigen telefoon administratie voert (van werkbonnen tot taken en werkprogramma’s tot documenten opzoeken), dan is dat papier niet meer nodig;
  • Realtime weten wie waar aan het werk is en wat er gedaan is (uiteraard GDPR/AVG-privacy proof);
  • Inzicht in hoe laat medewerkers inchecken op een site/object;
  • Schoonmaakmedewerkers die altijd op pad zijn met de meest recente en juiste gegevens: digitaal werkprogramma/taakkaarten. Maar ook documenten zoals veiligheidsbladen! 
  • Opdrachtgevers die real-time en online mee kunnen kijken met wat er allemaal gebeurt in zijn panden;
  • Mogelijkheid om (extra of afzonderlijke) taken af te vinken (van dagelijks tot periodiek) of werkbonnen te maken en direct af te laten tekenen;
  • Elke medewerker verkrijgt alleen toegang tot datgene dat hij nodig heeft.
  • Kortere communicatielijnen (direct bericht sturen via notificatie, taak of logboek);
  • Chatten met een groep, liefst in een gecontroleerde omgeving. Let hierbij op dat WhatsApp mogelijk niet GDPR/AVG proof is;
  • Schoonmaakmedewerkers kunnen hun ideeën/verbeteringen gemakkelijker melden;
  • Directe communicatie mogelijk tussen opdrachtgevers, schoonmakers en leidinggevenden via een digitaal logboek;
  • Leidinggevende kan meer objecten aansturen door sturing op afstand en ‘management by exception’ en toch beter op de hoogte zijn van wat er gebeurt!;
  • Overal en altijd toegang tot belangrijke documenten;

Digitaal is real-time, dus ook real-time reageren op klachten, wordt zeker gewaardeerd door opdrachtgevers. Die waarderen dat zeker! Dus het draagt ook zeker bij aan de klanttevredenheid! 

facilityapp logo

Meer weten over Smartphones in de Schoonmaak?

Alles over het gebruik van smartphones voor uw schoonmaakpersoneel met behoud van de privacyregels. 

Gratis download

 

Kans nummer 3: Werkwijze afdwingen en taken afvinken

Er wordt vaak geklaagd door klanten over de onzichtbaarheid van schoonmaak. Is het wel echt uitgevoerd? Waar is er wel en niet schoongemaakt? Wanneer is dat voor het laatst gebeurd? En is het wel goed gebeurd met de juiste materialen en middelen? Ook intern wordt er bij schoonmaakbedrijven heel veel gedaan aan opleiding, instructie, her-instructies en scholing. Door het grote verloop is dit geen eenvoudige taak. En uiteindelijk willen klanten en eindgebruikers graag zien dat e.e.a. uitgevoerd is.

 dks lijst

Er is bij een brede groep in de maatschappij nu meer dan ooit het besef dat dit super belangrijk is! Mensen zoeken veel meer op Google naar schoonmaak- en desinfectiemiddelen. Handhygiëne en handen wassen is een hot topic!

schoonmaak belangrijk tijdens corona

Aantoonbaar schoon heeft in het Corona tijdperk een andere lading gekregen, die misschien wel blijvend is. Meer aandacht dan ooit voor desinfectie. We zien uit China video’s dat hele straten en steden gedesinfecteerd worden. Zelfs op kantoren komen ze langs en spuiten ze alles vol met ontsmettingsmiddelen. Maar we moeten de basis van het schoonmaken niet vergeten. 

Terug naar de basis: tips voor veilig en verantwoord schoonmaken

Qualis kwam met een document over ‘de basis’, met de meest belangrijke tips voor veilig en verantwoord schoonmaken in deze tijd van corona:

  • Denk goed na over de frequentie van werkzaamheden. Het hoger gelegen richeltje is veel minder belangrijk dan de werkzaamheden aan: trapleuningen, deurklinken, telefoons, stoelen, goed reinigen en desinfecteren van toiletten, urinoirs en kranen enz. 
  • De routing/volgorde van de werkzaamheden is nu ook belangrijk. Zorg ervoor dat er geen kruisbesmetting plaatsvindt. Eindig de werkzaamheden bij de (voor)deur en als laatste de klink van het gebouw. 
  • De juiste middelen zijn op dit moment zeer belangrijk. De alcoholische schoonmaakmiddelen hebben een desinfecterende werking mits deze in de juiste verhouding en op de juiste wijze gebruikt worden. 
  • Microvezeldoeken zijn een prima alternatief, maar gebruik ze dan wel zoals het hoort!
  • Minimaal 8 schone en juist gewassen doeken op een taak van 2 uur is een richtlijn.
  • Stop gebruikte doeken in een wasnet. 
  • Houd schone en gebruikte doeken strikt gescheiden 
  • Voor iedere ruimte schone doeken en moppen gebruiken 
  • Liefst nu met wegwerpdoeken werken 
  • Een open deur voor velen natuurlijk, maar toiletten schoonmaken alleen met handschoenen aan schoonmaken. Nu is het ook van belang dat de handschoenen gedragen worden tijdens de overige werkzaamheden. 
  • Doe na iedere ruimte nieuwe handschoenen aan 
  • Maak al je materialen goed schoon na het werk 
  • Zorg voor schone bedrijfskleding

Maar hoe zorg je als schoonmaakbedrijf dat dit ook op deze manier uitgevoerd wordt? Hoe weet je zeker dat dit elke dag gebeurd en hoe borg je dat? En hoe laten we dit als schoonmaakbranche en schoonmaakbedrijf zien aan klanten? Hoe zorgen we dat eindgebruikers zoals passagiers, hotelgasten, kantoormedewerkers, klanten en medewerkers met een veilig gevoel aan het werk kunnen, niet alleen nu tijdens de quarantaine, maar ook straks als iedereen de boel weer moet oppakken? 

Er ligt een kans om dit samen met de klant te borgen! 

Hier is met apps en technologie heel veel al mogelijk. Taken met instructies (bijv. video of handleiding met subtaken) zodat er echt een controle plaatsvindt op de juiste uitvoering. Er zijn ook echte kwaliteitscontroles mogelijk via steekproeven, zoals dat in de foodindustrie gebeurd met ATP controles. Maar ook nanotechnology kan hier wellicht een uitkomst bieden.

Kans nummer 4: Smart Data Driven Cleaning in combinatie met een Smart Building voorbereiden en implementeren

Er wordt de laatste jaren steeds meer gesproken over Internet of Things (iot). Slimme gebouwen en  slimme machines die door sensoren en software. Deze ‘dingen’ gaan ‘praten’ en in totaliteit wordt dat IoT genoemd. Ook in de schoonmaakbranche zijn er al diverse pilots geweest. De één is daar enthousiaster over dan de ander. Juist nu bedrijven even stil liggen en veel gebouwen en zelfs openbare gelegenheden niet of nauwelijks bezet zijn, ligt er een kans om jezelf voor te bereiden op de toekomst. 

Stel dat je weet welke gebouwen en ruimtes er straks in gebruik zijn of ze in gebruik zijn geweest en met welke bezettingsgraad? En stel dat je live kunt zien wanneer deze voor het laatst zijn gereinigd, ontsmet of gedesinfecteerd zijn? Dit wordt in het post-corona tijdperk, misschien wel essentieel om nieuwe corona-haarden te voorkomen.

Als je dit verder doorvoert, dan kun je dit voor veel meer zaken doorvoeren. Zijn de juiste schoonmaakmaterialen wel gebruikt? Worden moppen wel op tijd gewisseld? Worden schone en gebruikte doeken strikt gescheiden gehouden? Worden voor iedere ruimte én schone doeken én schone moppen gebruikt? Technologie heeft nog niet al deze uitdagingen opgelost, maar de technologie bestaat al wel. 

Welk materieel hebben we in gebruik? Hoe effectief worden die gebruikt en door wie wel en wie niet? Worden ze uberhaupt wel gebruikt. Hoe vaak dan en waar zijn ze eigenlijk? Welke mensen zijn er op bepaalde plaatsen geweesten? En wat is hun status? Niet/wel ziek geweest, wel/geen koorts?

Vaak gingen IOT-projecten in het verleden niet door om diverse redenen. Vanuit schoonmaakperspectief is het de vraag wie er gaat betalen, want het gebouw is geen eigendom van het schoonmaakbedrijf, en zelfs niet van de klant. En de opbrengst is ook niet 100% duidelijk, al is er uit diverse pilots inmiddels gebleken dat meer efficiency en dus tijdsbesparing en meer tevredenheid uit komt. Maar voor wie is het dit voordeel? Ook is de vraag van wie de data is een belangrijke waar zaken soms stuklopen, of wat er voor nodig is qua infrastructuur (privacy, data delen, wifi gebruiken van klant, etc.). 

Ook moeten er altijd zaken geïnstalleerd worden. Nu Nederland grotendeels stil ligt, is dit misschien juist de ultieme kans om dit soort innovatieve projecten voor te bereiden en te installeren. 

 

Meer over sensoren, de Smart Washroom en andere Internet of Things 
schoonmaak technologie??

Uw interesse gewekt? Ontdek meer over de Smart Washroom
en andere IOT-toepassingen bij onze functionaliteiten pagina.

Functionaliteiten