App biedt Donkergroen inzicht in groenbeheer
Groenvoorzieners zoals Donkergroen waren er vroeger veel tijd mee kwijt: een schouwrapport van een groenproject opstellen, inscannen en versturen naar de klant. Dit kan nu een stuk sneller: één appje is voldoende om een klant én de interne organisatie een overzicht van de resultaten van het groenbeheer te bieden. Marco Spijkstra van Donkergroen: 'Met deze app zijn we de ogen en oren van onze opdrachtgever. Dat komt de transparantie en kwaliteit van onze dienstverlening ten goede.'
Tendercoördinator Marco Spijkstra werkte lange tijd in de schoonmaakbranche, maar maakte een jaar geleden de overstap naar de groensector. Beide branches hebben veel gemeen, vertelt hij. 'In beide sectoren heb je als dienstverlener te maken met een opdrachtgever die met rapportages en schouwrapporten op de hoogte wil worden gehouden. Dat geeft normaalgesproken vaak een hoop papierwerk. Nadat ik bij een schoonmaakbedrijf het app platform van FacilityApps leerde kennen, was dat een enorme vooruitgang wat betreft tijd en efficiency. Dus nam ik opnieuw contact met hen op toen ik bij Donkergroen ging werken.'
Nieuw speelveld met apps
De ervaring van Spijkstra sluit precies aan bij de visie van Dirk Tuip van FacilityApps: 'Maatwerk, gemak en efficiency voor de gebruiker, daar gaat het ons om.' Hij beaamt dat groenbedrijven en hoveniers bij klussen veel zaken moeten vastleggen, wat een gigantische papierwinkel oplevert. Door de komst van de smartphone en de tablet is er een nieuw speelveld ontstaan. Je kunt alle informatie ook met een app doorgeven: schouw, werkbon, urenregistratie, dagstaat, planning en checks op het gebied van flora en fauna.' Zo'n vijftien jaar geleden startte Tuip met het ontwikkelen van maatwerk software voor bedrijven, waarna hij FacilityApps oprichtte. Ik was al actief met software in het veld rondom facility, zoals water- en rioolbeheer. Vervolgens was de overstap naar de schoonmaakbranche en de hovenierssector logisch.'
Data analytics en app platform voor landscaping
Tuip heeft een duidelijk plan voor ogen: 'Ik geloof in data-uitwisseling op de werkvloer. Daarmee bedoel ik enerzijds de communicatie tussen werkvloer en kantoor en anderzijds het contact tussen de werkvloer en de opdrachtgever. De klant krijgt steeds meer informatie op een presenteerblaadje. Dit app platform maakt het mogelijk om voor de klant inzichtelijk te maken waar je mee bezig bent. Nadat FacilityApps drie jaar geleden Krinkels als klant binnenhaalde, begon het balletje te rollen vertelt hij. Meerdere groenbedrijven en hoveniers werden benaderd en toonden zich al snel enthousiast. Tuip: "Deze vinding praatte zich rond in de branche en van het een kwam het ander.
Controle in tekst en beeld
Op voorspraak van Spijkstra koos ook Donkergroen, een landelijk werkend familiebedrijf met achttien locaties verdeeld in Nederland en België, ervoor om het appsysteem uit te proberen. Marco Spijkstra licht toe: Zowel in de schoonmaak- als in de groensector moet je kwaliteit leveren, die wordt beoordeeld. Daarbij zul je je eigen beoordeling ook aan de opdrachtgever moeten voorleggen. Met deze app kunnen we onszelf - in tekst en beeld - controleren en laten controleren door de opdrachtgever.' In de praktijk scheelt het dus veel papierwerk en formaliteiten om tot hetzelfde resultaat te komen, vertelt hij. 'In het verleden kregen we bij wijze van spreken soms de taak om twintig keer het gras te maaien. Bij beeldbestekken is dat anders en beoordelen we het eindresultaat op basis van het beeldmateriaal. We leggen het resultaat vast in een schouwrapport in de app en kunnen er foto's aan toevoegen. Op die manier kunnen we laten zien dat een bepaald gazon in een bepaalde omgeving is gemaaid volgens de vooraf gestelde normen.
Soepele manier van informatievoorziening
De soepele informatievoorziening maakt het werk in de groensector er een stuk prettiger op, vertelt Dirk Tuip. De app voorziet op een snelle en soepele manier in informatievoorziening wat betreft werkinfo en het contract dat is afgesloten. De klant kan precies zien en beoordelen wat de hoveniers hebben uitgevoerd. Het hele informatieproces van hovenier richting kantoor richting klant verloopt veel efficiënter en transparanter. Er is direct bewijsmateriaal voorhanden waarmee je kunt aantonen wat je als groenvoorziener precies hebt gedaan. Dat maakt de bedrijfsvoering inzichtelijk intern en voor de klant.
App pilot Donkergroen evalueren
Donkergroen werkt momenteel met FacilityApps samen op basis van een pilot, vertelt Spijkstra. FacilityApps heeft bij ons een presentatie gehouden, waarna we per 1 januari zijn gestart met een pilot. Die verloopt uitermate positief voor ons en onze klanten. Alles verloopt nu snel en digitaal, wat de communicatie erg vereenvoudigt.' Meldingen, klachten, verbeterpunten: alle communicatie verloopt hierover via de app, vertelt Spijkstra. Wij hebben FacilityApps betrokken bij de implementatie van deze app. We zijn met onze opdrachtgever aan tafel gaan zitten om te inventariseren waar behoefte aan is. Op die manier hebben we een schouwformulier ontwikkeld met daarop de onderdelen en wie verantwoordelijk is voor groenonderhoud. Op grond van die gespreksrapportages hebben we bepaald welke onderdelen bij ons en onze opdrachtgever naar voren moeten komen. Dat evalueren we op gezette tijden.'
App voor klachten en meldingen
De app werkt als volgt: opdrachtgever en aannemer sturen elkaar meldingen, klachten en verbeterpunten over en weer naar toe via de app. Indien nodig volgen er acties. Spijkstra: 'Die meldingen worden opgevangen en de klacht wordt indien verholpen, afgemeld. Er is een logboek aanwezig dat de meldingen registreert en volgt wat de status van de melding is. De melding wordt digitaal opgepakt en ontvangen, het logboek geeft de status weer en laat weten als de klacht is verholpen. Kortom: het is voor ons een heel handig communicatie- en registratiemiddel waarmee we direct de status van een verbeterpunt of afwijking kunnen zien.' Volgens Tuip zijn vooral innovatieve werkgevers en bedrijven die snel veranderen enthousiast over de app. Ze besparen elke dag per gebruiker ongeveer twee uur door het gebruiksgemak en de verminderde administratieve rompslomp.
Eigen initiatief
De app stimuleert ook eigen initiatief, zo vertelt Spijkstra: 'Als wij loszittende tegels of andere tekortkomingen constateren, geven we dit door. Wij zijn de ogen en oren van de klant. We proberen voor de opdrachtgever een bepaalde representativiteit uit te stralen die ze graag willen zien. Onze hoveniers lopen dagelijks rond en doen hun werk, waarbij ze bijhouden wat er moet gebeuren. Als ze een misstand constateren die niet bij hun dagelijkse takenpakket hoort, geven ze dit ook aan de klant door. Op die manier proberen ze een bijdrage te leveren aan de uitstraling van de representatieve omgeving van de klant.
Beheer op locatie
Desgewenst toont de applicatie op locatie in één oogopslag alle relevante gegevens wat betreft het beheer: bestek, areaalgegevens, contactgegevens et cetera. Spijkstra: 'De app maakt het voor ons kortom mogelijk om de kwaliteit van onze dienstverlening en uitvoering op peil te houden. Denk daarbij aan planning versus uitvoering, in- en externe schouwresultaten (inclusief fotomateriaal), afwijkingen in de uitvoering en gespreksrapportages. Maar ook klachten en meldingen ter verbetering kunnen in de app worden aangemeld. Daarnaast biedt de app een online ticketsysteem voor afwijkende zaken die buiten onze dienstverlening vallen, maar wat als extra service kan dienen voor de opdrachtgever. Ook hier kunnen we met fotomateriaal een opdrachtgever van dienst zijn, zodat de representativiteit van de omgeving gewaarborgd blijft. Al deze onderdelen worden opgeslagen en zijn op ieder moment tijdens het werk op locatie te raadplegen.
Toekomst voor hoveniers
Als innovatieve ondernemer kijkt Dirk Tuip zelf ook al met een schuin oog naar de toekomst om te zien hoe FacilityApps de branche kan blijven vernieuwen. Ik zie het voor me dat we straks met drones en machines data op afstand kunnen vergaren. Denk bijvoorbeeld aan de vraag waar een machine zich bevindt en of dit onderhoud nodig heeft. Door gps in de app in te bouwen, weet een groenbedrijf waar een medewerker zich bevindt en wat hij precies heeft uitgevoerd. We gaan richting een werkproces waarbij data een werkgever in toenemende mate kunnen vertellen wat er op de werkvloer speelt en waarbij je efficiency en kwaliteit exact kunt aantonen.
